El empleado perfectamente burocrático, los documentos malditos y los malditos documentos

Malditos docu

Este artículo forma parte de un "aprendiz de libro", qué llamé provisionalmente "¡También hay vida en el planeta Burocracia", que espera en el cajón de mi escritorio a que tenga tiempo y pueda completarlo y corregirlo, a ver si me puedo jubilar pronto.

En él describo treinta y cinco leyes de funcionamiento de las organizaciones burocráticas basadas en mi experiencia y observación durante 30 años de trabajo en este tipo de organizaciones. Están escritas con humor, utilizando un lenguaje prestado de las ciencias físicas y matemáticas, poniendo -para cada ley - un enunciado y una justificación que no demostración porque, al fin y a la postre,  ni es física ni son matemáticas.

Empleado perfectamente burocrático

Por empleado perfectamente burocrático entendemos aquel empleado cuyo fin no es trabajar con eficacia y, ni mucho menos, con eficiencia sino que busca – en cada una de sus acciones – la vía más burocrática posible. Por poner un ejemplo que aclare está definición, un empleado eficaz trataría de resolver problemas, el perfectamente burocrático exigiría algún tipo de solicitud oficial y abriría algún tipo de expediente antes de empezar a resolver nada.

Otra cosa que hay que tener en cuenta es que el término “perfectamente” aquí no se refiere al sustantivo “empleado” sino a “burocrático”. De manera que este tipo unas veces es eficaz y otras veces ineficaz, depende de si en el caso concreto de que se trate, la forma burocrática de actuar es eficaz o no. Es decir, si el asunto a resolver requiere de expedientes y un procedimiento administrativo casi con toda seguridad este empleado lo hará bien, en cambio, si se requiere de imaginación, saltarse un paso para ahorrar tiempo o usar la cabeza para solucionar algo fuera de normas y leyes, lo más normal es que sea incapaz de llevarlo a cabo.

No hay que confundir al empleado perfectamente burocrático con el empleado vago. En realidad este tipo de empleado trabaja, y mucho, a favor de métodos y técnicas burocráticas. En muchos casos, sus procedimientos no serán los más eficientes, pero seguro que serán los procedimientos escritos, los procedimientos de manual. En cambio el empleado vago intentará escaquearse por todos los medios y pondrá toda su inteligencia al servicio de trabajar lo menos posible deslizándose por el filo del despido con una soltura que a veces raya en el arte.

Y finalmente, el empleado perfectamente burocrático no existe en la realidad, se trata de una figura de tipo ideal, un modelo inalcanzable que sirve como herramienta para identificar un tipo de comportamiento que sí se da en la realidad pero nunca de forma perfecta. Ya sabemos que no hay nada perfecto, ni lo perfectamente bueno ni lo perfectamente malo, sino grados de perfección.

Ley del archivo de los documentos o de los documentos malditos

Enunciado

La probabilidad de encontrar un documento en un archivo es función inversa de la necesidad de recuperar dicho documento. Es decir, a mayor necesidad menor probabilidad de encontrarlo.

Justificación:

Mi experiencia me indica que en toda organización burocrática hay documentos importantes que desaparecen y no vuelven a aparecer jamás y, otros más afortunados, que desaparecen temporalmente pero que no están cuando lo necesitas.

En sistemas de distribución manual de documentos existe un tiempo en el que todos los documentos están desaparecidos, es el tiempo que se emplea desde que se sacan del archivo hasta que llegan a la mesa del empleado que los ha pedido. Durante ese tiempo están en las estanterías en las que se depositan cuando el archivero lo deja en la bandeja de salida, están en los carritos en los que los ordenanzas suben la documentación desde el archivo a la estantería de documentos de la planta, permanecen en la estantería hasta que el ordenanza de la planta los recoge y los distribuye por las mesas de los empleados que han solicitado los documentos.

En todo ese tiempo, el documento ha podido ir a la planta equivocada, después regresar al archivo devuelto por un empleado que no lo había pedido. Ha podido ir a la mesa equivocada de la misma planta, si el empleado es “amiguete” lo voceará por el departamento, “¿alguien ha pedido esto?”, si el empleado es perfectamente burocrático lo devolverá al archivo.

Cuando, ante una urgencia, necesitas un expediente  llamas al archivo, y si te dicen “lo pidió Fulano”, comienza la llamada “ruta del expediente”. Preguntas a Fulano y Fulano dice que lo tuvo pero que se lo pasó a Mengano, llegas a Mengano y te dice que lo devolvió anteayer, vuelves a preguntar al archivo y te dicen que todavía no ha llegado y preguntas a los dos o tres ordenanzas implicados en el suceso y consigues localizarlo en el carrito de uno de ellos. O te contestan simplemente, está en la mesa del director general, que casi es peor que si se hubiera perdido porque a ver quien es el guapo que se lo quita al jefazo.

Y luego está el caso de los expedientes o documentos que nunca vuelven a aparecer. Debe haber un lugar en el Universo al que han ido a parar estos documentos, una especie de agujero negro insondable que los atrae fatalmente. Son los documentos malditos.

Con los sistemas informáticos se reduce a mínimos el tiempo de espera, se cuenta con recursos de red que los  almacenan  e imágenes de los documentos y sistemas de recuperación mucho más eficientes. Pero los desaparecidos siguen existiendo aunque sea en menor grado. La mayor parte de las veces esto se debe a la impericia de los empleados que borran lo que no debían borrar o no salvan cuando debían salvar o que lo copian vaya usted a saber dónde. Pero también hay caídas de los sistemas, desorganización de los índices de las bases de datos y otros accidentes informáticos.

Y lo que dice la ley, basta que necesites perentoriamente un documento para que te encuentres con dificultades para encontrarlo.

¿Y las víctimas?, me acuerdo de una señora que necesitaba un certificado que le permitiría demostrar una actividad realizada en los años ’60 y que no fue posible hacerlo porque no se encontró ningún papel que lo justificara. O de una empresa que perdió un pleito millonario porque no se encontró el documento que justificaba la aceptación del cliente. Y muchas, muchas más situaciones.

Ley de los malditos documentos

Enunciado

Si estás a punto de tirar a la basura un documento y por sentimentalismo absurdo lo guardas,  jamás te librarás de él.

Justificación:

A veces me he encontrado delante del destructor de papel, herramienta muy útil en una oficina para evitar que nadie pueda acceder a una información de la que no deba enterarse - las papeleras son peligrosas -,  y en el último minuto he salvado de la destrucción a un documento porque su redacción me había quedado especialmente bien o porque tenía un sello de una oficina exótica o por cualquier otra razón puramente sentimental. Lo guardas en el fondo de un cajón y el tiempo pasa.

Tres años después revuelves el cajón en busca de algo o sacas todo para limpiar el fondo y, ¿pero esto que es?, ¡Ah!, es el papel aquel que salvaste. No lo destruyes porque si no lo hiciste hace tres años no lo vas a hacer ahora y lo vuelves a dejar en el fondo del cajón pensado en cuanta mierda guardas.

Cinco años más tarde la organización se cambia de edificio, te dan las cajas para la mudanza, llegas al fondo del cajón y te vuelves a topar con el viejo documento ya amarillo por el paso del tiempo. Al principio no te acuerdas de qué va, ¡ha pasado tanto tiempo!, luego comienzas a recordar y dices, ¡maldito documento!, ¿por qué lo salvaría de la quema?, y haces ademán de tirarlo pero, craso error, miras la fecha y ves que tiene 8 años y ya es histórico, la secretaria que lo pasó a máquina se jubiló y el director que lo firmó murió de constipado mal curado que derivó en una pulmonía que se llevó muy mal con un cáncer de páncreas. ¡Y cómo lo vas a tirar!.

Ese documento te perseguirá toda la vida puedes creerme.

Juan Carlos Barajas Martínez

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