Ley de la Velocidad de las Comunicaciones

Gráfico de una organización según Mintzberg

Fuente: mintznes.blospot.com

Esta semana vuelvo a poner en circulación un nuevo extracto del artículo “También hay vida en el Planeta Burocracia” , en el que – como ya he comentado anteriormente – se definen, de una manera desenfadada pero rigurosa, 35 leyes de funcionamiento interno de una organización burocrática que he ido recopilando durante los 26 años que llevo trabajando en este tipo de estructuras organizativas.

Cada ley tiene un enunciado y una justificación explicativa.

Enunciado

Cuanto más informal es un canal de comunicación mayor es la velocidad de transmisión del mensaje

Justificación:

Pude comprobar la existencia de esta ley antes incluso de trabajar en ninguna empresa, cuando todavía era estudiante. Fue durante mi servicio militar en la Infantería de Marina. La Armada española, cómo todos los ejércitos del mundo, es una organización burocrática en la que destaca sobre las demás características una fuerte implicación de la jerarquía. Es más, probablemente, los ejércitos fueron las primeras organizaciones humanas de carácter burocrático que se crearon en el interesante período histórico de la transición entre la edad media y la edad moderna, cuando nacieron los ejércitos permanentes al compás del surgimiento del Estado moderno.

Un buen día mi teniente, que me encomendaba peligrosas misiones administrativas ya que de las otras – las de armas - ni las había ni me habría elegido a mí, me encargó hacer gestiones ante otra oficina del mismo cuartel, al mando de otro teniente.

Sólo que éste segundo oficial, llamémosle teniente Mengano no era de academia, era chusquero y además tenía un cuadro enorme del generalísimo Franco vestido de capitán general de la Armada, comoquiera que mi teniente representaba el nuevo ejército surgido de la transición política, joven, profesional, preparado, con una carrera universitaria además de la militar, la tolerancia y cariño que le profesaba Mengano eran más bien de perfil bajo. De hecho, entre la tropa era legendaria la enemistad entre ambos supuestamente confirmada con peleas o duelos al amanecer con los sables reglamentarios, como eran legendarios también los cuernos de determinado capitán cuya causa, decían,  era la insatisfacción de su mujer ante su progresiva y manifiesta impotencia, o que un subteniente era "un punto negro" por haber matado a golpes a un soldado de reemplazo por no haber saltado por la cubierta de un barco cuando se lo ordenó en unas maniobras conjuntas con la marina de los Estados Unidos. No me fiaba mucho entonces de tales rumores no confirmados y, pasado el tiempo, me fié aún menos pues hablando con amigos de sus respectivas "milis" - un verdadero pasatiempo de los varones ibéricos que gracias al gobierno de Aznar las nuevas generaciones no podrán disfrutar - en todo cuartel había un capitán cornudo, un subteniente homicida y un duelo de sables al amanecer. 

Mi teniente me instruyó sobre lo que quería. “Hay dos formas de hacer esta gestión – me dijo – la primera es que hagamos el formulario ad-hoc, lo pasemos a la oficina del coronel, de ahí se trate en la reunión de jefes, el comandante Zutano dará una orden escrita al teniente en cuestión para que su oficina haga el papel que necesitamos y que nos lo enviará por el conducto reglamentario, en total de mes y medio a dos meses”.

“¿Y la otra manera?”- le pregunté – “la otra manera es que vayas a ver a ese cabo de su oficina que conoces y   hables directamente con él y le cuentes la historia y hoy por mi y mañana por ti”.

Bueno pues así lo hicimos, hablé con el cabo “amiguete” y todo estaba prácticamente solucionado cuando el teniente Mengano entró en la oficina y me preguntó que qué hacía allí, bueno no fue exactamente así, introdujo algún término malsonante en la pregunta. Si no me hubiera pillado habría salido con el papel que mi teniente necesitaba, pero al encontrarme en su oficina y tener que explicarle a qué había ido recibí una bronca cuartelera dirigida en realidad a mi teniente y, éste, mi teniente, recibió el papel dos meses después. De un día a dos meses no está mal.

En mi vida profesional he comprobado esta ley muchas veces, siempre que se recurre a canales oficiales se tarda mucho más en obtener resultados que se pueden acortar si se acude directamente a la persona adecuada.

En las organizaciones burocráticas, que llevan en su propio ser el procedimiento reglamentario y la documentación escrita, es muy difícil eliminar los canales oficiales de comunicación, además también cumplen sus funciones, entre ellas, quizá la más importante sea que todas las partes implicadas reconozcan la legalidad de todos los pasos del procedimiento. Así que la mayor parte de las veces, estas comunicaciones informales sirven para desbloquear procedimientos, flexibilizar ánimos, conseguir pasar un asunto con mayor rapidez por la travesía de un trámite determinado, es decir, pequeños empujones que hacen que un papel viaje del punto A al punto B de manera más rápida.

El empleado perfectamente burocrático (1) jamás utilizará caminos informales de información. Seguirá el procedimiento establecido incluso si este es absurdo o tremendamente lento. Él jamás sentirá apremio ni la necesidad de que el asunto se solucione, eso queda para los que, como yo mismo, sufrimos el drama de haber estudiado técnicas para aumentar la eficacia de los procesos y luego hemos ido a dar con nuestros huesos en una organización burocrática como condena a nuestros pecados.

Hay un autor que ha realizado, dentro de su teoría de las organizaciones, una descripción muy fidedigna de los flujos de información dentro de los distintos tipos de organizaciones, se trata de Henry Mintzberg.

Como indica Mintzberg (2) en su libro “La estructuración de las organizaciones” en toda organización conviven dos tipos de flujos de información, uno de carácter oficial, cuyo principal exponente es el que se realiza por canales oficiales desde la cúpula de la organización hasta el nivel operativo en sentido descendente y desde el nivel operativo hasta la dirección general en sentido ascendente. Y otro tipo de comunicación, que es la informal, que establece pequeñas constelaciones de conexiones que al final actúan como una estructura paralela al organigrama oficial de la organización.

Juan Carlos Barajas Martínez

Comunicaciones formales según Mintzberg, por cierto, hay dos flechas mal dirigidas

se deja al lector como ejercicio su corrección

Fuente: mintzes.blogspot.com

Comunicaciones informales según Mintzberg

Fuente: mintzes.blogspot.com

Constelaciones de Mintzberg que se crean por el uso continuado de comunicaciones informales

Fuente: mintzes.blogspot.com

Notas:

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 (1) Por empleado perfectamente burocrático entendemos aquel empleado cuyo fin no es trabajar con eficacia y, ni mucho menos, con eficiencia sino que busca - en cada una de sus acciones - la vía más burocrática posible. La definición completa de empleado perfectamente burocrático está en el artículo de este mismo blog : “El empleado perfectamente burocrático, los documentos malditos y los malditos documentos”

(2) Hay una explicación a la teoría de Mintzberg en el artículo de este mismo blog "Los modelos de Mintzberg". 

La ley de la velocidad en las comunicaciones por Juan Carlos Barajas Martínez se encuentra bajo una Licencia Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-SinObraDerivada 3.0 Unported.

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