Las Leyes del Word

Símbolo de MS-Word

Este artículo forma parte de un "aprendiz de libro", qué llamé provisionalmente "¡También hay vida en el planeta Burocracia", que espera en el cajón de mi escritorio a que tenga tiempo y pueda completarlo y corregirlo, a ver si me puedo jubilar pronto.

En él describo treinta y cinco leyes de funcionamiento de las organizaciones burocráticas basadas en mi experiencia y observación durante 30 años de trabajo en este tipo de organizaciones. Están escritas con humor, utilizando un lenguaje prestado de las ciencias físicas y matemáticas, poniendo -para cada ley - un enunciado y una justificación que no demostración porque, al fin y a la postre,  ni es física ni son matemáticas.

 “Las leyes del Word”, se pueden cumplir tanto en una organización burocrática como en una adhocracia, pues tiene que ver más con la ofimática – es decir, la aplicación de la informática a la oficina – que con el tipo de empresa y, dentro de la ofimática, se refieren a los procesadores de texto que históricamente han sido los primeros de entre esta clase de programas de ordenador – los ofimáticos – que entraron en las empresas. Y las llamo así, porque si las denomino “las leyes del Open Office” nadie me va a entender, el procesador de textos por excelencia es el Word, el único que conoce el gran público, muy por encima del Writer de Open Office, aunque éste último sea gratuito.

  

Todas las leyes cumplen con el mismo esquema, primero un enunciado, alguna definición previa si la hay y la justificación. Ojalá os guste.

Ley del copipaste

Enunciado: 

Si realizas un “copiar y pegar” de un documento a otro,  la probabilidad de que te lleves algún gazapo del documento original al nuevo  tiende a 1.

Justificación:

Nada ha hecho más feliz al personal administrativo que el invento del procesador de textos, que permite corregir sobre la marcha, ver cómo va a quedar el documento antes de imprimirlo, elegir entre decenas de tipos y tamaños de letras, elegir entre múltiples formatos de documentos, completar formularios y el fabuloso copiar y pegar, entre otras muchas posibilidades. Operaciones que eran impensables con las antiguas máquinas de escribir.

Este indudable progreso ha dejado – como casi todos los avances tecnológicos – algún que otro cadáver en la cuneta, por ejemplo, la estrella del procesador de textos ha eliminado al “Tippex” de las oficinas y lo ha relegado al ambiente del hogar y a la escritura a mano. Y ha aparecido en forma de cinta continua o bolígrafo pues aquellas tiritas que se usaban con las máquinas de escribir, que tenías que  poner entre la cinta y el papel y  picar el mismo carácter que habías pulsado erróneamente antes, han desaparecido y los botes de Tippex líquido, que a la que te descuidabas hacías un emplasto de yeso en el papel, también están recibiendo sus últimos sacramentos. ¡Qué duro era hacer informes, cartas, documentos en general en las máquinas de escribir!.

Hispano-Olivetti “Lettera” como la que heredé de mi padre y que acumula polvo en el desván de mi casa

Y, además, puedes escribir tantos ejemplares como quieras, los lectores más mayores se acordarán del papel carbón o de las multicopistas, formas ancestrales de hacer copias que ya sólo se encuentran en los museos. Recuerdo que cuando era niño y gobernaba Franco, en aquel telediario en blanco y negro de televisión española que presentaba entre otros, Pedro Macía – recientemente fallecido -, se decían noticias como esta: “la Brigada Político-Social ha desarticulado hoy en Madrid una célula de la Organización Revolucionaria de los Trabajadores a la que se le ha incautado abundante propaganda subversiva y una multicopista”. Entonces mi imaginación infantil volaba libre y pensaba que la multicopista era algún tipo de ametralladora con trípode que los malignos revolucionarios esos guardaban con aviesas intenciones.

Sí, el procesador de textos ha traído muchos progresos. Uno de ellos es la operación de copiar o cortar y pegar, que  es maravillosa y tremendamente popular entre el personal de oficina. Pero tiene sus riesgos.

El principal problema es que si copias un texto de un documento a otro tienes que tener en cuenta lo que debes cambiar y que ya no vale para el nuevo. Por ejemplo es muy común tener que cambiar fechas, nombres, cantidades, etc. Aunque la base del texto sea fija siempre hay alguna parte variable y es aquí donde se suele producir el error. Siempre se cuela algún nombre que no coincide o alguna fecha que ha variado, cuando no cosas peores.

Cuando el receptor se da cuenta de este tipo de errores y llama al emisor suele decir: “¿qué?, ¿ha sido un error de copiar y pegar?”. Lo realmente malo es cuando se cuela el gazapo, es decir, el receptor no se da cuenta y el error pasa y llega a algún jefe con mala leche. Puede tener consecuencias desagradables. Así que copiar y pegar sí, pero con cuidado.

Otra herramienta muy útil del Word es la herramienta de autocorrección, es la que cambia prodigiosamente una palabra mal escrita por su correspondiente escrita correctamente, por ejemplo, tu escribes – en un alarde de ignorancia ortográfica o impericia tecleando – “a basto” y Word automáticamente te lo cambia por “abasto” y así con multitud de palabras y cuando no es capaz de corregirlas automáticamente y detecta una incorrección te subraya la palabra en rojo – si el problema es ortográfico – o verde – si el problema es gramatical - y te da opciones para corregirla. ¡Es muy difícil escribir mal con Word!.

No obstante, esta herramienta también tiene sus problemas, a veces sustituye palabras que estaban bien escritas por otras, también bien escritas, pero que no son la que querías escribir. Me acuerdo de una anécdota graciosa, una vez recibí un escrito de la Sección “Copular” de una embajada. La verdad es que no sabía que existían tales secciones en las embajadas, prometían ser muy divertidas sobre todo para el personal soltero. En realidad la sección a la que se quería referir el escrito se denomina “Sección Consular”.

Yo creía que el autor del escrito había estado haciendo una gracia y que el subconsciente le había jugado una mala pasada a la hora de escribir, pero no, luego descubrí que no era así. Unos meses después estaba repasando un escrito que había hecho yo mismo y me encontré con “Sección Copular” en el texto, y yo sabía que mi subconsciente no era el culpable así que empecé a escribir mal la palabra “consular” a propósito hasta que encontré el error. Resulta que la tabla de palabras de la herramienta de autocorrección gastaba esas bromas y cambiaba la palabra “cosular” – evidentemente mal escrita - por “copular”. Si no me creéis haced la prueba.

Ley del hay que salvar de vez en cuando

Enunciado: 

Cinco segundos después  de darte cuenta de que no has salvado lo que llevas escrito y de haber tomado solemnemente la decisión de dar al icono del disquete (grabar) lo pierdes todo porque hay un corte de luz, una caída de la red o porque el operario de la limpieza ha desenchufado el ordenador para conectar la aspiradora.

Justificación:

Parafraseando al buen Jesús, “quien esté libre de culpa que arroje la primera piedra”, pero, ¿a quién no le ha pasado esto alguna vez?, ¿quién no ha lanzado exabruptos que asustarían a un legionario cuando ha perdido la mitad de un informe o unos párrafos que le habían costado el desgaste de miles de neuronas y que está seguro de que al reescribirlos no le van a quedar igual?.

Este problema era una auténtica pesadilla en los primeros tiempos de la ofimática, cuando los ordenadores empezaban a echar a las máquinas de escribir de las oficinas. Y lo era por dos razones, porque no existía la cultura informática que ahora en general tenemos y porque los programas de entonces - ¿alguien se acuerda del Word Star? – eran mucho menos amigables para el usuario y menos eficientes que ahora en salvar al usuario de sí mismo. Actualmente, cuando por ejemplo se va la luz porque tu compañero – ese que siempre mete la pata – tropieza con el enchufe de tu ordenador, Word recupera automáticamente una versión muy reciente del texto en el que trabajabas.

Pues hay todavía  personas, de estas que les gusta el deporte extremo informático (el text processing extreme), que se arriesgan porque darle al iconito del disquete es un trabajo agotador.

Es altamente recomendable para evitar este tipo de desgracias tener configurado el Word para que salve automáticamente en períodos cortos de tiempo.

Ley de la  suplantación del sistema operativo

Enunciado:

¿Para qué te vas a molestar en aprender Windows si desde el Word se puede hacer de todo?

Justificación:

Nunca me había imaginado la cantidad de acciones que se pueden realizar sin salir de Word a Windows hasta que hace relativamente poco vi a la secretaria de un jefazo, poco avezada con el ordenador (o eso creía yo)  aprovechar el icono de grabar y   la ventana a la que da paso éste, que permite al usuario seleccionar la carpeta donde desea grabar el archivo. No necesitaba salir al sistema operativo para nada.

En ese entorno copian y borran archivos, crean y borran carpetas, navegan por los discos de su ordenador y por los recursos de la red local corporativa. No necesitan Windows para nada, todas las operaciones que necesitan están ahí.

Una vez me di bruces con  el primer caso, me di cuenta de que era un grupo de compañeros muy numeroso el que usaba Word suplantando las funciones del sistema operativo.

Lo más curioso de todo es que les abrías el Windows Explorer o directamente la carpeta de “Mi Pc” y se perdían, no sabían cómo hacer lo que con tanta agilidad realizaban dentro de Word. Me decían: “Tu déjame que yo ya…”.

Juan Carlos Barajas Martínez

Leyes del Word por Juan Carlos Barajas Martínez se encuentra bajo una Licencia Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-SinObraDerivada 3.0 Unported.

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