El Funcionario que Surgió del Frío

Sobre la función pública en los países nórdicos

De Juan Carlos Barajas Martínez

Instituto Complutense de Ciencia de la Administración

René Magritte, The Happy Donor 1966

Índice:

Introducción

Folkhemmet

Número de funcionarios y salarios

Acceso y cese de los funcionarios

Evaluación del personal

Valores de la función pública

Transparencia y lucha contra la corrupción

Introducción

El pasado mes de noviembre asistí al segundo congreso del Instituto Complutense de Ciencia de la Administración. Esta vez, por motivos de trabajo, no pude asistir a todas las jornadas así que me concentré en la mesa 4 - “Gobernanza y Función Pública” –  que coordinaban mi buen amigo el profesor Jorge Crespo (1), de la Universidad Complutense de Madrid, y el profesor brasileño Fernando Filgueiras, de la Escola Nacional de Administraçao Pública de Brasil.

Todas las ponencias que se presentaron en esta mesa fueron muy interesantes, pero hubo una que me llamó especialmente la atención, pues trataba un asunto – relacionado con la función pública – del que no sabía absolutamente nada. El título de la ponencia era “Los valores de la Función Pública en los Países Nórdicos”, y la ponente que la expuso fue la doctora María José Vicente (2).

Dicho de otra manera, la ponencia trataba sobre la vida y el pensamiento laboral de los funcionarios, así como, en sus relaciones con la sociedad en los estados de bienestar que se presentan como modelos al mundo, es decir, de los países escandinavos con especial énfasis en Suecia.

Folkhemmet

Según la doctora Vicente no se puede entender el funcionamiento de la administración pública nórdica sin entender el concepto de “folkhemmet”, literalmente en español, casa u hogar del pueblo.

Folkhemmet es un concepto político que jugó un papel importante en la historia del Partido Socialdemócrata y el Estado de bienestar sueco. Y como idea política, tiene diferentes usos y acepciones que no se niegan entre sí.

En primer lugar, es un término, no exento de un cierto sentido poético, que describe el estado de bienestar sueco. La base de este enfoque es que toda la sociedad debe ser como una pequeña familia, donde todos contribuyen, pero también donde todos se cuidan entre sí. El éxito de los socialdemócratas suecos en la posguerra se explica a menudo por el hecho de que el partido logró motivar reformas sociales importantes con la idea del folkhemmet y el esfuerzo conjunto de la familia nacional.

En segundo lugar, se usa para referirse al largo período entre 1932 y 1976 en el que los socialdemócratas ocuparon el gobierno y el concepto se puso en práctica.

También ha sido visto como el camino intermedio entre el capitalismo y el socialismo que representa la vía socialdemócrata de libre mercado con intervención estatal.

Por tanto, para el ciudadano sueco, la administración no es algo extraño a él que le coarta y le pone límites, sino su propia casa a la que hay que cuidar y contribuir. Esta idea lleva aparejada toda una serie de valores, que veremos más adelante, que no son principios abstractos como los consideramos más al sur, sino reglas cotidianas de funcionamiento.

Tenemos que entender este concepto si queremos comprender todo lo que viene a continuación.

Número de funcionarios y salarios

Fuente: la doctora María José Vicente

Como se puede apreciar en el gráfico, los países escandinavos tienen un porcentaje de funcionarios sobre el total de la población activa muy superior al de la OCDE. Y España, al contrario de lo que muchos afirman y a pesar de los chistes que circulan sobre la materia en guasap, está bastante por debajo de la media de la OCDE

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María José Vicente señaló como dato significativo que, si se analiza el gasto en nóminas con respecto a lo que se recauda en impuestos reales en un año, España tiene un gasto superior a Suecia, a pesar de contar proporcionalmente con un 13% más de empleados públicos.

No está reglamentado el trabajo de funcionario, no hay un estatuto del empleado público como en España. Se trabaja sobre la base de un acuerdo de servicio establecido anualmente por el gobierno, en el que define el mandato de las administraciones y la financiación asignada a las actividades para cada período.

Respecto al salario, poniendo el foco en Suecia, para fijar las retribuciones del funcionario se valora el salario medio del país y los resultados obtenidos por su trabajo, por lo que es necesario evaluarlo individualmente. Suele haber cuatro factores generales que afectan a los niveles salariales:  El nivel de dificultad y responsabilidad del puesto, el nivel de habilidad del individuo, el impacto del individuo en el resultado operativo y la sensibilidad del mercado.

El número de días de vacaciones está relacionado con la edad del funcionario, en España esto ocurre en parte, los días de vacaciones y asuntos propios están relacionados con la antigüedad, claro que, indirectamente, la antigüedad tiene que ver con la edad. Para gestionar las vacaciones tienen que negociar con los gerentes.

Acceso a la función pública y ceses

 Como ya he señalado en otros artículos de este blog, me considero un damnificado del sistema de oposiciones – la segunda bárbara fiesta nacional como fue calificada en una encuesta radiofónica en los años ’50 (3)–, por lo tanto, un país que carece de este tipo de selección de personal llama inmediatamente mi atención.

En Dinamarca y Suecia, la regulación laboral es la misma tanto para empleados públicos como para los trabajadores del sector privado. No sólo sus condiciones están igualadas a las del sector privado, sino que se comparten los métodos de gestión, lo que incluye la contratación del personal.

Eso sí, María José Vicente, recalcó que se trata de un sistema despolitizado, los políticos no intervienen en la designación ni en el cese del personal directivo.

Parece también que el despido como tal no existe, pero, por un lado, el empleado puede renunciar a su puesto, o bien, existe la posibilidad de que en el centro de trabajo el empleo desempeñado deje de interesar o, simplemente, que no haya financiación.

Si la renuncia es voluntaria, el gerente toma la decisión final sobre el último día de empleo.  Si el funcionario ha estado empleado durante un año o menos, tiene un período de preaviso de un mes, si ha estado empleado durante más de un año, debe avisar con dos meses de antelación.

En caso de desaparición del puesto, existe un programa de movilidad geográfica y reasignación, que tiene como objetivo el garantizar un empleo análogo en otros organismos.  En otros casos, el empleado no termina del todo su relación con el organismo empleador sino que puede ayudar con apoyo y asesoramiento. Incluso, se pueden recibir compensaciones financieras en ciertas ocasiones, si has trabajado un mínimo de tres años como empleado público.

El cese en las funciones implica la obligación de devolver al organismo  empleador cualquier equipo de trabajo u otro material al que haya tenido acceso el empleado durante el tiempo que se ha ejercido sus funciones.

Evaluación del personal

Para evaluar al personal se utiliza un método que se denomina “tasaciones del personal”. Se trata de una conversación entre el gerente y el empleado, bajo el principio del desarrollo de la organización en general y del propio empleado en particular.

No sólo se trata de evaluar el rendimiento del funcionario o de rendir cuentas al jefe, al asumir la responsabilidad compartida de la evaluación del personal, el empleado se convierte en un participante en la planificación de la organización.

Y por supuesto, no sólo se revisan los objetivos de la organización, sino que también se examinan los del empleado, así como sus condiciones de trabajo, la satisfacción laboral del empleado, los objetivos personales y las relaciones laborales en general.

Hay obligación de evaluar una vez al año. El gerente es responsable de garantizar que la evaluación se lleva a cabo y el empleado, es el responsable de prepararla, debe hacer un seguimiento de la evaluación del año anterior y pasar por los objetivos y los planes de desarrollo profesional establecidos en esa ocasión. El resultado final de la tasación es un plan de acción individual para el empleado.

Nótese la diferencia con España.  La evaluación del desempeño, que está recogida en el Estatuto Básico del Empleado Público (4), ni está ni se le espera. De hecho, a estas alturas del siglo XXI, quedan por establecer asuntos tan trascendentales como cuál serían los órganos evaluadores (nuevo cuerpo funcionarial, unidades de recursos humanos de cada organismo público, empresas privadas de consultoría o superiores jerárquicos), la frecuencia de las evaluaciones (trimestrales, anuales, bianuales), los mecanismos de garantía para la obtención de una evaluación objetiva y los procedimientos específicos en caso de impugnación por el interesado de la evaluación obtenida.

Del lado del empleado público, tampoco hay una idea clara, sobre la forma detallada en que los resultados obtenidos por cada funcionario en la evaluación del desempeño afectarían a su carrera profesional horizontal (progresión de grado, categoría, escalón u otros conceptos análogos, sin necesidad de cambiar de puesto de trabajo), formación, retribuciones complementarias entre otras características.

Valores de la función pública

Los valores fundamentales comunes para los empleados del sector público, según nos dijo la doctora Vicente, se basan en seis principios: democracia, legalidad, objetividad e igualdad, libertad de opinión, eficiencia y servicio.

Vamos a explicar, aunque sea de manera telegráfica pues son bien conocidos, qué significa cada uno de los valores. La democracia entendida como que todo el poder público procede de la gente. La legalidad es no olvidar que el poder público se ejerce bajo la ley. Imparcialidad, objetividad e igualdad es tener bien presente que todos somos iguales ante la ley sin pensar en que se trata de un derecho formal sino una realidad, las autoridades públicas y los tribunales deben tratar a todos por igual. Libertad de opinión, no sólo del ciudadano en su relación con la administración sino también del funcionario mientras ejerce sus funciones. El respeto es tener claro que el poder público debe ejercerse respetando a las personas, el buen trato al ciudadano es esencial. Y, por último, la eficiencia y la vocación de servicio, las actuaciones se realizarán de la manera más económica posible con la mayor calidad posible con los recursos disponibles

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Todo este sistema de valores, muy influenciado por la idea del folkhemmet, está reforzado por planes de formación específicos en los valores públicos, por la protección de que disfrutan los funcionarios ante las presiones de los políticos y, también cómo no, por la vigilancia que ejerce la propia sociedad sueca sobre las actuaciones de los empleados públicos.

Transparencia y lucha contra la corrupción

La doctora Vicente definió la corrupción como un proceso gradual que se detiene mucho antes Suecia que en España: “Está todo muy vigilado, porque la corrupción es todo un proceso gradual: primero comienzas comprándote un boli con la tarjeta de crédito del Gobierno, luego un menú de 30 euros en lugar de uno de 10 euros y luego un safari, y acabas con un Jaguar en el garaje. Si te frenan antes, como ocurre en Suecia, a lo mejor sólo te compras el boli”.

Aparte de todo el entramado de valores que hemos visto en el apartado anterior y que constituye una cultura ética, que forma parte a su vez de la cultura de las organizaciones y de las conciencias individuales, y que puede ser considerada como una forma de prevención de la corrupción, hay medidas concretas que favorecen la lucha contra la misma.

En primer lugar, hay medidas que refuerzan la transparencia de las actuaciones. Hay una ley de acceso libre a la información. El empleado público tiene libertad de opinión y comunicación. Su libertad de expresión significa que tiene derecho a informar sobre cualquier actividad, siempre que no se trate de información clasificada. La libertad de comunicación significa que la autoridad no puede investigar quién ha proporcionado información a los medios.

María José Vicente expuso el caso de Ana Garrido, una auténtica heroína, la mujer que destapó la Gürtel. Es una persona que puso en riesgo su vida por denunciar la corrupción. Y un sistema, para combatir la corrupción, no puede confiar en héroes, sino en ciudadanos normales. ¡En Suecia eso es delito!.

En segundo término, hay medidas de carácter personal que ayudan a prevenir la corrupción, María José Vicente citó: vida púbica intachable, reglas sobre posibles conflictos de intereses y código de obsequios.

El empleado público debe tener una vida personal intachable, lo que supone no tener antecedentes de malos tratos, prostitución, robo o fraude a Hacienda, recuérdese para esto último que son países en los que las listas sobre lo que gana cada uno son públicas.

Las reglas sobre conflicto de intereses garantizan que la gestión de las autoridades públicas se caracteriza por la imparcialidad y la objetividad. A la hora de tramitar un asunto, se consideran entre otros aspectos, si le concierne personalmente al funcionario o a una persona cercana, o bien, si se puede esperar del resultado de un asunto que traiga una ventaja o un prejuicio significativo para el empleado o para alguien cercano.

Y, en tercer y último lugar, hay medidas institucionales que previenen la corrupción. Según María José Vicente: la acción del Instituto Sueco Anticorrupción y la nula relación entre políticos y funcionarios.

El Instituto Sueco Anticorrupción (5) (IMM-Institutet Mot Mutor, literalmente instituto contra el soborno) fue creado en época tan temprana como 1923. Es una organización sin fines de lucro que funciona como una autoridad independiente que promueve procesos de decisión éticos en empresas públicas y privadas, previene el uso de sobornos y otros tipos de corrupción como modo de contaminación de los procesos de decisión, trabaja en la autorregulación como un medio para combatir la corrupción en la sociedad.

Tiene un Comité de Ética que actúa como un tribunal que emite disposiciones sobre casos concretos denunciados por los propios interesados, tanto de la parte del cliente o ciudadano como del empleado o del empleador. Este sistema permite evitar la figura del corruptor y la del corrupto, poniéndose del lado de la víctima, independientemente del lado del mostrador en el que esté la víctima.

Existe una nula relación entre políticos y funcionariado. Si cambia el gobierno, el partido que se prepara para gobernar no sustituye a los altos cargos anteriores. Cambian los políticos, pero no los mecanismos de reclutamiento de las administraciones y no se hacen nuevos nombramientos salvo el de la composición del gobierno y de sus asesores más cercanos.

En España, con cada Gobierno, hay una sucesión de nombramientos en los segundos escalones de la Administración. Las semanas posteriores a la toma de posesión de los nuevos ministros, el Boletín Oficial del Estado, hierve con nuevos nombramientos de secretarios de Estado, secretarios generales y directores generales que, deben ser funcionarios de carrera, pero que deben su puesto a los políticos que les han designado, lo que les hace estar menos protegidos ante posibles presiones políticas.

Conclusión

No sé si a la doctora Vicente le quedaron cosas en el tintero, para mí, como primera aproximación a la vía escandinava de la función pública, me pareció más que suficiente. Según me dijo había tenido poco tiempo para preparar la ponencia, sin embargo, a mí me pareció bastante completa. Quede aquí constancia de mi felicitación por su trabajo y espero que publique pronto algo al respecto.

No voy a ser yo el que diga que la forma sueca de hacer las cosas en la Administración sea superior en todo a la vía española, pero hay aspectos de la función pública sueca que me parece que sería muy interesante su implantación en España. Si bien es cierto que no creo que se pueda realizar una trasposición directa, existen particularidades culturales que lo ponen difícil.

En la legislación española hay mecanismos garantistas dentro de la ejecución de los procedimientos administrativos, pero no han funcionado del todo bien si echamos un vistazo a la hemeroteca. Sobre todo, pero no de manera única, en el ámbito municipal, dónde la presión política es mucho más fuerte. Estos mecanismos están basados en ampliar los controles sobre los actos administrativos, hay cierta obsesión por el control. Esto, desde luego, alarga los procedimientos pero, según expuso la doctora Vicente, habría también que plantearse si no difuminan también la responsabilidad de los actos. En cualquier caso, quizás ha llegado la hora de avanzar también por otros caminos, el territorio de la concienciación, de la creación de una cultura ética, es un camino poco transitado y, a lo mejor nos llevamos a medio plazo la sorpresa de que funciona.

Pienso, por ejemplo, que se puede importar el espíritu del folkhemmet del que en este país se está muy necesitado, que se pueden difundir mejor los valores de la administración pública porque son universales y necesarios, creo que se puede mejorar la independencia de la función pública respecto de la política, crear mecanismos de protección al funcionariado en el ejercicio de sus funciones y, al mismo tiempo, mecanismos de rendición de cuentas de los empleados con garantías jurídicas suficientes, para lo que primero, habría que proponerles metas a cumplir. En fin, creo que lo nuestro se puede mejorar, y el sueco no parece mal modelo para copiar según qué cosa.

Juan Carlos Barajas Martínez

Sociólogo

Notas:

1. Jorge Crespo es Doctor en Ciencia Política, de la Administración y Relaciones Internacionales y Licenciado en Ciencias Políticas y Sociología por la Universidad Complutense de Madrid. CEP por el Institut d" Etudes Politiques de Grenoble (Francia) y Master en gestión de servicios de la salud y empresas sanitarias. Es profesor de Teoría de la Administración en la Facultad de Ciencias Políticas y Sociología de la Universidad Complutense de Madrid. Sé que con Jorge no soy neutral, es amigo mío, pero en el artículo de este mismo blog describo su magnífico trabajo: “Un profesor en búsqueda de la mejor manera de enseñar”
2. María José Vicente (Hellín, 1982) es licenciada en Ciencias Políticas y de la Administración, en Derecho, diplomada en Marketing y Publicidad, con estudios de Sociología por la Universidad de Estocolmo y Doctora Cum Laude por la Universidad Complutense de Madrid, con la supervisión y dirección de José Félix Tezanos en una tesis doctoral sobre Sociedad de la Información y/o del Conocimiento. Es, además, miembro de Economistas frente a la Crisis.
3. Ver el artículo en este mismo blog: “Oposición rima en consonante con inquisición I”
4. El Real Decreto Legislativo 5/2015, de 30 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto Básico del Empleado Público establece los principios generales aplicables al conjunto de las relaciones de empleo público, empezando por el de servicio a los ciudadanos y al interés general, ya que la finalidad primordial de la Administración es proveer de servicios de calidad al conjunto de los ciudadanos. Contiene aquello que es común al conjunto de los funcionarios de todas las Administraciones Públicas, más las normas legales específicas aplicables al personal laboral a su servicio. En ese sentido, el Estatuto sintetiza aquello que diferencia a quienes trabajan en el sector público administrativo, sea cual sea su relación contractual, de quienes lo hacen en el sector privado.
5. El portal web del Instituto Sueco Anticorrupción es: https://www.institutetmotmutor.se/english/

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Creado a partir de la obra en http://sociologiadivertida.blogspot.com/2019/02/el-funcionario-que-surgio-del-frio.html.

Breve tratado sobre cómo escribir decentemente en la Administración Pública

I Técnicas de Redacción

Juan Carlos Barajas Martínez

Instituto Complutense de Ciencia de la Administración

Índice:

• Introducción
• Técnicas de redacción
• Cómo hacer un escrito comprensible
• Corrección gramatical y ortográfica pero sin pasarse
• Formas de saludo y respeto

Introducción

Hace ya algunos años escribí para este blog un artículo sobre cómo escribir informes, el título era “Leyes para escribir un buen informe”. En este texto pretendía dar una serie de consejos, formulados como si de leyes científicas se tratara, sobre cómo escribir informes en un entorno burocrático.

En este artículo que ahora abordo pretendo ir más lejos. En primer lugar porque no voy a centrarme exclusivamente en los informes, voy a hablar de escritos en general y, en segundo término, porque voy a poner el foco en cómo escribir documentos en un entorno burocrático más concreto: Administración General del Estado, la AGE. Y esto de ir a lo más concreto debería traer consigo una mayor facilidad pero, al contrario, de manera paradójica, a mí me resulta un ejercicio más complicado. De todas las maneras, recogeré ideas del artículo anterior que me parecen básicas y que son aplicables a cualquier comunicación escrita.

¿Quién o qué me capacita para sentar cátedra en esto de escribir documentos administrativos?, pues en realidad si soy sincero, tendré que responder que nadie y nada respectivamente, no tengo diploma ni título de escritor administrativo otorgado por alguna institución de prestigio. Me atrevo porque dentro de poco cumpliré treinta y tres años de servicio como funcionario de la AGE y, en ese largo período de tiempo, he escrito mucho. Como persona observadora, estudiosa y perfeccionista, me he ido haciendo recetas, truquillos con los que atacar un folio en blanco y producir industrialmente escritos.

Tampoco es que vaya a innovar radicalmente, la mayoría de estos consejos los he encontrado por ahí, otros son recetas personales o son recetas de otros a las que condimento con mis propias especias para darle un sabor personal. El caso es que para lo que cobro por este trabajo no creo que nadie tenga el valor de criticarme ferozmente. Y, por supuesto, siempre queda el recurso de no hacerme caso.

Pues si os parece, vamos a comenzar. Para mí, las técnicas que se utilizan a la hora de parir un documento administrativo pertenecen a dos grupos: técnicas de redacción y técnicas de concepción.

Las técnicas de redacción son herramientas que se deben utilizar a la hora de escribir. Son fundamentalmente herramientas de estilo. El objetivo de estas técnicas es conseguir claridad y concisión en el texto. Son independientes del tipo de documento que se vaya a escribir.

Las técnicas de concepción son herramientas que nos ayudan a pensar qué es lo que quiero decir y a quién quiero decírselo. Podría parecer que esto es fácil, pero no lo es en absoluto. La redacción de documentos es un arte que llama al engaño. ¡Cuántas veces habré creído hacer un buen escrito y haberlo dirigido a quién correspondía y luego ha resultado que no se entendía o no debía ir al que lo dirigí!. En la concepción de un escrito está incluida la elección del tipo de documento a escribir, no es lo mismo concebir un informe que una notificación.

Técnicas de redacción

Yo clasificaría las técnicas de redacción de documentos en tres categorías: técnicas para hacer el escrito más comprensible – hay que huir de lenguajes administrativos poco comprensibles y desagradables para el ciudadano o para el compañero-, técnicas para mantener la corrección gramatical – hay que escribir con cierta decencia gramatical para que el documento sea tomado en serio -  y formas de protocolo – no olvidemos que, o bien nos movemos entre unidades administrativas con su espíritu jerárquico y burocrático, o bien, estamos dirigiéndonos al ciudadano y tenemos que hacerlo con educación y respeto.

Como hacer un escrito comprensible

Si nos fijamos en los modos de hacer un escrito comprensible, lo primero que debe intentarse es hacer el texto lo más agradable de leer que te permita el asunto del documento que no suele ser precisamente divertido y, para ello, es muy recomendable trabajar con el formato del mismo.

Así, es buena práctica usar un tipo de letra suficientemente grande, un buen tamaño es de 11 o 12 puntos. Que la fuente de caracteres sea inteligible – ni “monotipe cursiva”, ni “élfico”, ni “Klingon” están recomendados a tal fin, hay mucha gente que le tiene manía al “comic sans” -; es mejor utilizar los tipos más comunes como “Arial o Times New Roman”. Es buena práctica poner espaciado entre líneas y, sobre todo, entre párrafos, mejora la lectura.

Dado que vivimos en la cultura de la imagen y tenemos muy poca paciencia a la hora de leer, a menudo, las personas hacen una lectura diagonal. Hay gente muy hábil en este tipo de lecturas, pero en general, los lectores diagonales no se enteran de mucho. Usar la negrilla para destacar lo importante facilita la lectura a este tipo de lectores y no repele a los que se lo leen todo, estos últimos son los buenos por cierto. Los que no leen nada, nada se puede hacer por ellos.

Poner una única idea en un párrafo es una gran técnica de redacción. He leído textos imposibles de entender porque se intentaba explicar varias ideas en una frase, en un encomiable intento de ir al grano, pero con resultados claramente ininteligibles. Si concentramos una idea en un párrafo también conseguiremos párrafos cortos con lo que aumentaremos la claridad doblemente.

Debemos usar un lenguaje claro pero no caer en lo chabacano, un lenguaje culto pero sin exceso, sin abuso de adjetivos y adverbios. Debe ser también conciso, yendo al meollo. A menudo en la Administración, como dice el periodista Javier Badía: “nos encontramos con textos incomprensibles para el ciudadano: crípticos, densos, embarullados, ampulosos, rimbombantes, pretenciosos. Expresión de una jerga inaceptable, insoportable. El ciudadano, el administrado, tiene derecho a entender, a saber lo que se le dice. No tiene por qué traducir, y menos buscar traductor. La Administración está obligada a la claridad. Los funcionarios están obligados a escribir para que se les entienda”. Donde hay oscuridad, no hay transparencia.

Para que se me entienda, es preferible decir "fuegos artificiales" a decir "demostración pirotécnica","actuar" a "tomar medidas sobre la cuestión", "rápidamente" a "a la brevedad posible", "medir" que "cuantificar". Nunca hay que decir "curriculums" - por incorrecto -  ni "curricula" - que no eres un catedrático de lenguas muertas -, es mejor dejarse de latinajos e ir al castellano puro y decir "currículos". Y así podemos dar mil ejemplos.

De joven me encantaban los bandos del entonces alcalde de Madrid, el profesor Enrique Tierno Galván. Con ocasión de la escritura de este artículo los he releído y me siguen divirtiendo y admirando. Están redactados, con una bondadosa ironía,  en un español pariente de un castellano más antiguo sin llegar a rebozarse en el fango de lo arcaico. Un funcionario no debe intentar emular al entrañable alcalde, al menos en esto. El intentarlo y obtener el resultado que conseguía el viejo profesor es un lujo que pocos se pueden permitir. Hay que escribir en un lenguaje moderno, huyendo de las formas jurídicas que hace muchos años que se dejaron de usar en el lenguaje usual.

A este ejercicio  de hacer más claro y directo el lenguaje administrativo tomado como un derecho del ciudadano es a lo que Javier Badía llama modernización del lenguaje administrativo.

A la hora de redactar un documento administrativo es muy importante pensar en los destinatarios del mismo. Se tiene que pensar en el destinatario final y en todos los posibles lectores que puede tener el documento, nunca se sabe en qué manos puede caer.

El lenguaje debe ser más llano y claro cuando se dirige el escrito a un ciudadano que no tiene por qué ser un experto en el asunto de que trate el documento.

En cambio, si se trata de un documento que se envía a otra unidad administrativa se puede elevar el nivel sin llegar a hacerlo incomprensible. Tiene que ser moderado no tanto en las críticas que se hagan como en el tono de dichas críticas y debe estar empapado en la cultura propia de la organización en la que se trabaja. Y tiene que estar fundamentado, basado en cifras y datos, con una argumentación clara y unas conclusiones meditadas.

Es buena técnica también destacar aquello que puedes hacer por el destinatario y no regodearte en lo que tienes que denegar o prohibir. Hay que procurar que el sentido general del texto sea positivo. Muchas veces es difícil, un “no” es siempre duro y una mala noticia siempre es triste.

El abuso de los acrónimos y de siglas es otro de los males de nuestro tiempo. Se pueden utilizar acrónimos y siglas, a ver quién es el guapo que lo evita, pero no directamente sin explicar en qué consisten. Así, es buena práctica que la primera vez que aparece el concepto se escriba completo seguido de sus correspondientes siglas entre paréntesis, a partir de ese momento, se pueden utilizar las siglas en el resto del texto.

El mundo de la informática es el principal campo de batalla de siglas y acrónimos, los mediocres los usan descabelladamente en un vano intento de hacer que un lenguaje críptico dé una pátina de experto a quién no lo es. En textos que tratan de tecnologías – no sólo las de la información – o en el uso de cualquier lenguaje profesional, no es mala idea poner un apéndice con un glosario de términos, sobre todo en el caso de los informes.

Otra cuestión que hay que evitar es el uso de neologismos y anglicismos, sobre todo si existe un término equivalente castellano. Una vez un vecino de mi tío Celestino – que en paz descanse - le trajo un tensiómetro digital a su casa para enseñarle su funcionamiento, nada más encenderlo el aparato cobró vida y empezó a escribir en el visor – que no “display” - caracteres raros, yo pensé que se estaba haciendo un test de arranque, pero el vecino le dijo a mi tío: “se está dando un repaso”. A veces es increíblemente sencillo.

No usemos anglicismos, si no es absolutamente necesario porque no encontramos un término español equivalente, o bien, porque están muy aceptados socialmente. Es mejor decir "software" que "logical" – palabra que no usa nadie – o que programación – que significa muchas más cosas -. Ahora bien, es mucho mejor decir habilidad, destreza, talento, aptitud o capacidad que decir “skill”, palabra inglesa que odio cortésmente y que está por todas partes. No por usar voces inglesas va aumentar vuestro prestigio social.

En castellano, en otras lenguas no es tan importante, repetir en una misma frase la misma palabra queda fatal.  El diccionario de sinónimos del Word es una herramienta muy útil para estos menesteres.

Cuando la repetición se vuelve patológica estamos delante de las horribles muletillas, la semana pasada conté doce "y además", en una memoria técnica de tres páginas que se tenía que presentar para aprobar un proyecto de trabajo fin de máster. Hay que luchar contra las muletillas en desigual combate pues quedan feas, pues la gente tienen tanta habilidad en descubrirlas como el autor en no darse cuenta de que las usa.

No escribáis textos telegráficos, el resultado es muy farragoso e incorrecto. No olvidéis que las preposiciones y los artículos existen, no se dice "enviar a Ministerio", ni “consultar a obispado”, ni “Casa Real ha respondido”.

A pesar de todo, se os colarán gazapos, si el que habla se equivoca el que escribe se equivoca menos, pues tiene tiempo para pensar. Pero lo hace para siempre porque lo escrito, escrito queda.

 Corrección gramatical y ortográfica, pero sin pasarse

Nadie puede evitar cometer errores pero un escrito administrativo no puede ser un texto cargado de faltas. Tenemos la suerte de trabajar con ordenadores que nos señalan gran parte de las palabras mal escritas aunque, cuando la palabra equivocada existe – “baca” y “vaca” por ejemplo – el Word no nos puede avisar. Conviene repasar el texto para detectar posibles faltas tan descaradas que son como una pedrada en el ojo del lector. Si no es algo urgente conviene dejar reposar el texto y volverle a echar un vistazo un tiempo después, pues la mente tiende a leer aquello que creemos que hemos escrito y no lo que escribimos en realidad.

Y ya que trabajamos con ordenadores, siempre tengo abierto en otra ventana, el Diccionario de la Lengua Española de la Real Academia (RAE) (http://dle.rae.es). De esta manera, ante cualquier duda sobre el buen uso de una palabra la resuelvo en el diccionario. También es muy útil el Diccionario Panhispánico de Dudas (http://www.rae.es/recursos/diccionarios/dpd) publicado por la misma institución.  Y no recomiendo la Ortografía Básica de la RAE, porque no es gratuita y yo jamás me meto en la economía de nadie.

El gran sociólogo alemán Max Weber dejó escrito que la burocracia se caracteriza por -  entre otras muchas propiedades - su impersonalidad, por sus procedimientos basados en normas escritas, sin favoritismos ni decisiones arbitrarias. Esto debe quedar reflejado en el texto mediante el uso de un lenguaje impersonal. Además, el firmante del documento debe protegerse recalcando que no es él que actúa personalmente, sino que es el representante de un organismo que es el que realmente actúa o resuelve.

Por esta razón es recomendable usar, en primer lugar, la tercera persona, fórmulas como "el Ministerio considera que" o "esta oficina no tiene la competencia en". En segundo lugar, podemos recurrir a las oraciones impersonales, pero tienen el inconveniente de carecer de sujeto lo que aumenta la ambigüedad, aunque a veces, es interesante no poner el sujeto, sobre todo, si el sujeto eres tú. Se pueden usar fórmulas del tipo: "se notifica que" o "se resuelve por medio de esta orden".

En castellano solemos usar la voz activa mucho más que la voz pasiva. El resultado de usar la activa  suele ser frases más cortas y más comprensibles. Es mejor decir "El interventor comprobó las facturas" que "las facturas fueron comprobadas por el interventor". Así que hemos de procurar usar la voz activa y evitar la pasiva, pero hay que decir que ésta última es perfectamente correcta y puede ser preferible cuando tiene carácter impersonal. En general, cuando relees un documento en el que has escrito una frase en pasiva, si es  inoportuna va a rechinarte en los oídos, la cambias a activa y a otra cosa mariposa.

Hay que procurar mantener la coherencia entre los tiempos verbales, la concordancia entre los elementos de una frase en género y número.

Por último, no repitáis en los textos errores que pueden ser disculpables en el lenguaje oral, como hemos dicho, escribiendo se tiene más tiempo para pensar. Cuidad la puntuación, los leísmos y laísmos (sé que es difícil)  y el dequeísmo. Hay que escribir de forma gramaticalmente correcta, o al menos, dentro de una gramática socialmente aceptada,  en la medida de las posibilidades de cada cual.

Fórmulas de saludo y respeto

Cuando escribes un documento en calidad de funcionario de la administración pública debes tener siempre en cuenta de que eres un representante del Estado y, por tanto, no está bien que escribas coloquialmente o tutees al ciudadano o a un compañero de otra oficina administrativa, a no ser que lo conozcas personalmente o seas de su mismo cuerpo administrativo. El “¿quéee passaa tío?” está completamente prohibido y el “usted” se aplica por defecto.

Se debe guardar respeto y educación exquisitas sin caer en la zalamería o el dulzor innecesario, ni tampoco está bien irse al otro extremo y aplicar una impersonalidad de tal grado que el ciudadano sienta que está comunicando con una máquina. Entre ambas actitudes hay mucho trecho en el que podemos encontrar un estilo formal y educado.

La mayoría de las comunicaciones entre órganos administrativos tienen formatos establecidos y no se usan formas de salutación ni despedida. Hace años se utilizaba el “Dios le guarde a usted muchos años” pero eso está superado. A veces se suele poner un “Querido Luis” escrito a mano al principio del texto, si conoces al tal Luis y quieres manifestar proximidad y, para terminar, un “un abrazo” después del texto también escrito a mano. De esta manera manifiestas acercamiento, pero sin salirte de tu función porque el texto es formal y administrativo.

Hasta hace pocos años existían tratamientos como:  Vuestra ilustrísima (VI) e Ilustrísimo Señor (Ilmo. Sr.), para ciertos altos cargos, y Vuestra Excelencia (VE) y Excelentísimo Señor (Excmo. Sr.) para los cargos realmente altos. Gracias a Dios tales tratamientos han desaparecido aunque yo los uso sagazmente cuando he tenido que reconvenir - o informar de algo que había hecho mal - a una autoridad muy por encima de mí en el organigrama. Era una forma de hacer la pelota y distraer al encumbrado destinatario mientras le echabas una bronca discreta.

En cambio, en la comunicación con el ciudadano y las empresas sí se utilizan fórmulas de saludo. Yo creo que es suficiente un “Señor:” o “Señora:” para dirigirte a un ciudadano, o un “Señores:” si te diriges a un grupo o empresa. Si quieres ser un poco más formal puedes poner “Estimado señor” o “Estimada señora” o “Estimados señores”. Lo de “Muy señor mío” me parece excesivo a estas alturas del milenio.

Para despedir creo que basta un “Atentamente”, quizás un “Afectuosamente” o “Cordialmente”, si hay cierta complicidad, o bien, si les has dado un palo denegando su solicitud y quieres manifestar cierta proximidad para endulzarlo.

Mi padre decía que el tratamiento “Don” o “Doña” se otorgaba otrora para el que tenía el bachillerato, en cualquier caso, hoy se aplica a todo el mundo, por lo que ya sabéis: como regla general hay que usar el tratamiento de “Don” y “usted” a todo el personal.

Y, para terminar, si hay que firmar, siempre con el cargo encima de la firma manuscrita y el nombre en caracteres tipográficos debajo. Aunque tengo que reconocer, no se lo digáis a nadie, que alguna vez he firmado sin pie de firma, cuando le tenía que decir que no a un airado ciudadano que atesoraba el mismo tamaño que un armario ropero y tenía cierta propensión a la violencia. ¡Ah!, y no dejes mucho espacio entre la antefirma y el final del texto, alguien podría colarte algún texto no deseado entre medias.

Final… por ahora

No he acabado de daros todos los consejos y recetas sobre el noble arte de hacer escritos administrativos. Hay una continuación de este artículo, que cuenta las técnicas para pensar qué es lo que quiero decir, a quién quiero decírselo y cómo decírselo, es decir, las técnicas que me permiten concebir documentos administrativos de manera apañada, aséptica y eficaz. Las técnicas de concepción.

Juan Carlos Barajas Martínez

Instituto Complutense de Ciencia de la Administración

Bibliografía

Técnicas de Comunicación Escrita
Ask Consultores- Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación
Madrid 2004

En Antena

Libro de estilo de periodismo oral

Cadena SER

Editorial Taurus
Madrid 2017

Sobre la modernización del lenguaje administrativo

Javier Badia

http://lenguajeadministrativo.com

Bandos del Alcalde
Enrique Tierno Galván
Editorial Taurus
Madrid 1986 

Breve tratado sobre cómo escribir decentemente en la Administración Pública by Juan Carlos Barajas Martínez is licensed under a Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-SinObraDerivada 4.0 Internacional License.

Documentalia

Documento de identificación de mi bisabuelo Gregorio Barajas en 1901

No le escriba por favor, hable con él
Jefe anónimo

Los documentos y la información son 
como un testigo: hablan sólo si se les interroga
Marc Bloch (1)

Los archivos no relumbran, pero son minas de oro
Ángeles Magdaleno (2)

Como ingeniero de software que ha trabajado durante décadas en una organización burocrática, he sobrellevado una lucha sin cuartel sobre la mejor manera de hacer un tratamiento mecánico de la gestión de la  documentación, es decir, de cómo almacenarla eficientemente para después recuperarla cuando interesa, de la forma más rápida y fácil, de que ocupe el menor espacio y de que fluya sin problemas entre los interesados. Y, con el tiempo, a la vez que ido resolviendo problemas técnicos, para lo que he recurrido a la informática de mis amores y he tomado prestadas técnicas de la archivística (3) de los documentalistas, he ido reflexionando sobre otras cuestiones que tendrían que ver más con la filosofía o con la sociología que hay detrás del mundo de la documentación. A esto último voy a dedicar el presente artículo, a filosofar sobre lo esencial, lo más básico que atañe a la documentación en una organización y a ciertas consecuencias sociales derivadas.

El problema de cómo llamar al conjunto de documentos de una organización

Hace unos años el entonces Secretario de Defensa Nacional de México, equivalente al Ministro del mismo ramo en España, hizo una declaración sobre la apertura de ciertos archivos que hasta aquel momento habían sido confidenciales. Al referirse al conjunto de todos esos documentos habló de “toda esa documentalia”. 

Sin embargo, si buscáis esa palabra en el diccionario de la Real Academia, no la encontraréis. Parece que el señor Secretario fue un innovador lingüístico, un inventor de palabras como aquel  “Cristobalía” (4), entrañable poetastro que inventaba ripios y palabras por el Madrid republicano de la preguerra. Sólo que el alto cargo mexicano no andaba muy desencaminado pues, al menos, el neologismo “documentalia” está bien construido.  Nuestra terminación «-alia» proviene del griego clásico, donde áλíα significa asamblea, reunión o conjunto. Por tanto, bien podría ser documentalia cualquier conjunto de documentos. A mí la palabreja me gusta. En castellano existen otras palabras terminadas en “alia” como parafernalia que tienen ese origen etimológico y, en España, tenemos costumbre de usar esa terminación en ferias y acontecimientos públicos como “Juvenalia”, “Navegalia”, “Higyenalia” o, un poco deformada, en “Militaria”. 

La palabra más correcta en este caso es, simplemente, la clásica, la de toda la vida: archivo. Pero entiendo la frustración del Sr Secretario y su inclinación a inventar una palabra pues es archivo un vocablo muy usado, casi desgastado por su uso y, además, es polisémico pues se refiere a, en primer lugar, el fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades. En segundo término, al lugar donde se custodia dicho fondo o acervo documental y, por último, a la institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo. Así que, al final, puede que no sepas si te refieres al conjunto de documentos, al sitio donde los guardas o a las personas que los custodian. Según la Real Academia hay ocho acepciones de la palabra archivo. Todo un embrollo.

Además archivo sólo describe las tareas relacionadas con el almacenamiento y custodia de documentos y esto es sólo una parte del tratamiento que éstos reciben en una organización. Por lo tanto se recurre al término gestión documental para describir todos los trabajos que se realizan sobre los documentos de una institución.

La gestión documental sería entonces el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía. 

Un enfoque al modo de la física

A mí, que tengo tendencia a definir al estilo de los físicos, me gusta hablar de espacio documental. Y lo definiría como el conjunto de documentos realizados sobre cualquier tipo de soporte – papel o electrónico – que están almacenados en los sistema de archivo de la organización, es decir en estado de reposo, o están en uso por parte de empleados o clientes, es decir, se encuentran en movimiento por la organización.

Me gusta especialmente observar los documentos como si tratara de un mundo físico, en el que unos están en reposo y otros en movimiento. En este enfoque habría una dinámica documental que describe el comportamiento de la organización cuando los documentos se envían entre departamentos de la misma, o bien, se reciben o se envían desde o hacia una organización externa o hacia un cliente particular.

Y también habría una estática documental que describe el comportamiento de la organización cuando los documentos no están en movimiento entre unidades, ya sean internas o externas. Estos documentos pueden hallarse en reposo encima de un escritorio o almacenados en la memoria del ordenador o en un archivo tradicional o simplemente perdidos o desaparecidos.

Cada una de estas aproximaciones, dinámica y estática, tendría sus propias leyes que no sólo describirían la gestión documental sino que nos proporcionarían información sobre la estructura jerárquica de la organización y de su comportamiento general. En el análisis de estas cuestiones abandono mi yo informático y entra en acción mi yo sociológico.

Visión dinámica

Si analizamos la dinámica documental nos encontramos con una ley o principio básico. Los documentos para que tengan valor, estén escritos sobre soporte papel o sobre soporte electrónico,  deben estar en circulación, en movimiento entre distintos departamentos. Los documentos pierden valor en estado de reposo.

En una organización, sobre todo si es burocrática, un documento estático no beneficia a nadie, tan sólo ocupa sitio y ese almacenaje cuesta dinero. Es más se archivan porque se guarda la esperanza de que alguien los rescate para ponerlos en movimiento otra vez, ya que el movimiento de documentos da sentido a la maquinaria burocrática, justifica la presencia del personal encargado de su manipulación y de los mecanismos de comunicación de información. Además, sólo si el documento está “vivo” puede surtir efectos jurídicos.

A este respecto me acuerdo del dramático caso de una señora que acudió a mí para certificar cierta situación de la que disfrutaba veinte años antes. Fue imposible localizar el documento en todos los archivos de la Administración, a pesar de que disponía de una fotocopia parcial  que demostraba que el documento le había sido expedido en su día. Como no se pudo localizar, cómo no se recuperó, fue imposible certificar nada y la señora en cuestión sufrió un daño que no merecía. Vivo, el documento le hubiera servido, desaparecido o muerto, no le sirvió para nada. Yo imagino al documento en cuestión, no puedo evitar esta referencia a Indiana Jones, al lado del Arca de la Alianza en un inmenso almacén de trastos olvidados. 

El documento archivado adquiere valor por el paso del tiempo, pero desde  un punto de vista histórico, por supuesto ese valor es traducible a dinero, pero no lo tiene desde  una visión burocrática de la vida. A los documentos archivados le pasa algo parecido a lo que ocurre con los automóviles, van perdiendo valor conforme pasa el tiempo, hasta que en un momento dado – nadie sabe muy bien cuándo - adquieren valor histórico y se revalorizan pero, eso sí, tienen que estar en un buen estado de conservación… y, en el caso de los documentos, localizables. 

En relación con el movimiento de los documentos he podido observar un curioso comportamiento social. En una organización, vuelvo a afirmar que esto ocurre más en una de tipo burocrático, un  empleado no debería moverse por los pasillos de la sede sin llevar documentos en sus manos de manera visible para todos los demás. Es más, el empleado inteligente, al único lugar al que puede ir sin un papel visible entre las manos es al servicio.

Cuenta Plutarco, en su “Vida de Julio César”, que el famoso romano dijo la frase “A la mujer de César no le basta con ser honrada, sino que, además, tiene que parecerlo” referida a su tercera mujer Pompeya y a una historia un tanto truculenta con un amante y que acabó en divorcio. Al parecer, existían serias dudas sobre la culpabilidad de Pompeya en este asunto pero César quiso ir más allá exigiendo no sólo la honestidad sino también el reconocimiento público de esa honestidad.

Por tanto, lo que está haciendo el empleado al ir por los pasillos con papeles en las manos es demostrar fehacientemente que se mueve de su despacho por razones estrictamente laborales y no para su solaz. Aquí se pervierte un poco el sentido original de la frase cesárea, pues en realidad pierde importancia si el empleado está trabajando o no, lo realmente importante es hacer ver que está trabajando.

Podría parecer que, con la llegada del documento electrónico a las organizaciones, esta necesidad ha caído en desuso. Sin embargo, este hábito no se ha reducido con la sociedad de la información, porque, a ver quién es el guapo que demuestra la necesidad laboral de un paseo por los pasillos con un correo electrónico si no está impreso en papel. El empleado listo recibe el correo electrónico, lo imprime y pasea con él.

El único lugar al que no hace falta ir con papeles es al servicio o al aseo. En este caso es incluso contraproducente llevar papeles por dos causas principales, en primer lugar porque no parece un hábito muy higiénico y, en segundo término, porque llevar papeles al baño indica que se espera estar un buen rato en el mismo lo que va en contra de la laboriosidad que se pretende demostrar, en este caso, es mejor llevarse el teléfono móvil que abre infinitas posibilidades de entretenimiento gracias a internet.

Visión estática

En cuanto a la estática documental, hay otro principio o ley básica: Lo escrito, escrito está. Dicho de otra manera, lo escrito tiene vocación de permanecer en el tiempo recordándonos lo que una vez se escribió y lo malo es que, muchas veces, lo que se escribió ha perdido vigencia, en el mejor de los casos, o es diametralmente opuesto al pensamiento vigente. Como sabemos las sociedades cambian con el tiempo, y cambian mucho.

Cuentan que un famoso cantante español, muy comprometido con la izquierda de toda la vida, compuso, cantó e incluso grabó una canción de loa del General Franco cuando era prácticamente un adolescente y, como los derechos de autor son irrenunciables e inalienables, no se ha podido desvincular de su creación, aunque lo ha intentado por todos los medios. 

Esta anécdota ilustra muy bien lo que quiere decir este principio casi bíblico, las palabras se las lleva el viento se suele decir, pero lo escrito se archiva.

Debido a esto hay muchas personas que tienen cierta aversión a los escritos y prefiere realizar gestiones en conversaciones privadas o por teléfono, al menos cuando no se quieren comprometer, y luchan para que se levante un acta o se acuda a realizar un documento cuando quieren que la otra parte se comprometa.

Es esta también la razón de que existan los contratos escritos, pues un apretón de manos puede tener mucho valor en ciertas culturas, pero no es ninguna garantía real.

Y muchas veces el simple contrato escrito no nos parece suficiente si el asunto es de importancia vital para nosotros y contratamos los servicios de un tercero de confianza, de un notario que da fe y archiva el contrato por los siglos de los siglos. Y, no deja de ser curioso, entonces decimos que lo “elevamos a escritura pública” o lo “escrituramos”.

Los tiempos están cambiando y en este siglo XXI nuestro no sólo tenemos documentos en papel, tenemos una pluralidad de soportes electrónicos en los que almacenar nuestros documentos. Ese uso generalizado del documento electrónico ha impulsado el desarrollo de herramientas que garantizan la autoría - mediante los sistemas de firma electrónica (5)-  o la fecha del documento – mediante las técnicas de sellado de tiempo (6)- con lo que este principio se mantiene a pesar de las nuevas tecnologías.

Siempre que pienso en esto me acuerdo de un jefe que tuve hace años y que en actualidad es un personaje importante en nuestro país. Este señor, siempre que estábamos ante un asunto medianamente delicado y, ante la posibilidad de dejar algo por escrito que pudiera comprometernos en el futuro,  me decía: “Juan Carlos no le escriba por favor, hable usted con él”.

Este principio de que lo escrito permanece es hoy más cierto en nuestra sociedad posindustrial de lo que ha sido jamás en la historia de la humanidad, trasciende lo meramente documental y entra directamente en nuestra vida diaria. Cuando escribimos en las redes sociales o publicamos un contenido en Internet, permanecerá para siempre en algún servidor de los millones de servidores conectados entre sí que forman esa famosa nube de la que todo el mundo habla. Que se lo digan a los personajes públicos que son avergonzados diariamente por algo que escribieron cuando no eran tan públicos o en un funesto día que andaban con la mente distraída.

Conclusión

Tengo muchas más cosas pensadas acerca del espacio documental, hay en este mismo blog muchas entradas en las que he diseminado ideas sobre este asunto (7), a ver si las ordeno y, o bien hago un libro, o hago otro blog específico sobre el particular. El problema es el tiempo libre, bien escaso entre los bienes escasos. Supongo que lo haré cuando me jubile. 

En este artículo he tratado lo que para mí es lo más básico, por eso me he atrevido a utilizar inmodestamente la palabra “filosofía”, en atención a lo esencial de estas cuestiones que podemos resumir en dos leyes básicas, por un lado, los documentos para que valgan de verdad tienen que moverse y, cuando dejas algo escrito en un documento, queda escrito para siempre. Así de primeras, ambos principios parecen de Pero Grullo, pero sus consecuencias no lo son en absoluto.

Juan Carlos Barajas Martínez

Sociólogo e informático

Miembro colaborador del ICCA

Notas:

1. Marc Léopold Benjamin Bloch (Lyon, 6 de julio de 1886 - Saint-Didier-de-Formans,16 de junio de 1944) fue un historiador francés especializado en la Francia medieval y fundador de la Escuela de los Annales. Es uno de los intelectuales franceses más destacados de la primera mitad del siglo XX. Durante la Segunda Guerra Mundial se unió a la resistencia francesa, siendo detenido por la Gestapo el 8 de marzo de 1944. Diez días después del desembarco de Normandía fue fusilado junto con otros 29 resistentes. En su obra póstuma La extraña derrota escribió: «Afirmo, pues, si es necesario, frente a la muerte, que nací judío. [...] Extraño a todo formalismo confesional como a toda solidaridad pretendidamente racial, me he sentido, durante toda mi vida, ante todo y simplemente francés... Muero, como he vivido, un buen francés»

2. María de los Angeles Magdaleno, historiadora y politóloga, directora del Museo de la Independencia en Dolores Hidalgo (Guanajato, México)

3. La archivística o archivología es el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones de los documentos de archivo y de las instituciones que los custodian, con el objetivo de potenciar el uso y servicio de ambos. La Archivística también aborda el estudio del contexto de la información archivística y de los posibles usos que se le puede dar, razón por la cual está incluida dentro de las Ciencias de la Información, junto con la Biblioteconomía y la Documentación. Aunque habitualmente esta relacionada con los grandes archivos públicos, también es de aplicación a archivos familiares o de pequeñas organizaciones.

4. Ignacio María de San Pedro, apodado «Don Cristobalía» se dedicó a vender versos delirantes y a subirse a las mesas del Café de Gijón, así como del Pombo (cafés en los que se reunía lo más granado de la intelectualidad española) a reclamar el cambio del nombre de América, por el de Cristobalía (origen de su apodo).

5. La firma electrónica es un conjunto de sistemas electrónicos que permiten establecer la identidad del autor o emisor de un documento electrónico. No hay que confundir firma electrónica con firma digital que es un tipo específico de firma electrónica. La legislación española y, por ende, la de la Unión Europea establece tres tipos de firma electrónica :

• Firma electrónica: es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante. 
• Firma electrónica avanzada: es la firma electrónica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control.
• Firma electrónica reconocida: es la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma. Esta firma es equivalente a la firma manuscrita.

6. El sellado de tiempo o timestamping es un mecanismo en línea que permite demostrar que una serie de datos han existido y no han sido alterados desde un instante específico en el tiempo

7. Para ver otros artículos en Sociología Divertida relacionados ver el apartado “burocracia” en el índice temático del blog.

Los Cinco Tipos de Funcionarios

Sucesión de pinturas de Magritte (1)

Antes de comenzar este artículo me gustaría curarme en salud, poner las vendas antes de la herida,  adelantándome a las críticas que pudieran hacerse y que, por cierto, me temo que podrían estar justificadas si no se explican debidamente mis intenciones.

En primer lugar éste no es un artículo científico, si acaso, lo único científico que he hecho ha sido observar,  durante 32 años de servicio a mis compañeros y a mí mismo, y extraer unas hipótesis. Pero tengo que admitir que no las he contrastado empíricamente, los tipos que voy a exponer aquí no tienen validez científica, pueden que a algunos os resulten caricaturas,  aunque – si conocéis a la Administración española por dentro - seguro que vais a reconocer a ciertas personas en alguna de mis caricaturas. En mi descargo diré que no he encontrado ningún estudio serio acerca de la productividad del funcionariado en España, no digo que no lo haya, simplemente lo he buscado y no lo he encontrado. Tampoco se trata de un artículo divulgativo, de esos que acostumbro hacer, en los que cito a los autores importantes e intento hacer sencillos los conceptos complicados para llegar al público en general.

En segundo lugar querría dejar más claro todavía que este artículo no es ningún ataque al funcionariado. Soy funcionario y a mucha honra. Últimamente con este debate que se está manteniendo acerca de los límites del humor, provocado por el poco sentido del humor de ciertas instituciones y organizaciones de nuestro país, he oído a ciertos maestros de la comedia decir que si alguien pertenece a un determinado colectivo está legitimado para hacer humor sobre ese colectivo, de alguna forma, una persona de raza negra podría hacer chistes racistas o una persona discapacitada podría mofarse de su propia discapacidad. No estoy seguro de ello, sí que he visto muestras de este tipo de humor y me he reído claro, pero no estoy seguro de que ser funcionario me habilite para decir cualquier cosa, humorística o no, de los funcionarios. En cualquier caso no voy a hacer chistes pero sí que me voy a aproximar desde el humor a las distintas clases de personas con las que me ha tocado trabajar, como subordinado o como jefe, durante esos 32 años de servicio que decía antes y puedo afirmar que lo último que quiero es ridiculizar al colectivo al que pertenezco.

Una de las formas principales de análisis de cualquier fenómeno, ya sea social o natural, es realizar una clasificación de los valores que puede tomar. Todo fenómeno se puede descomponer en categorías en función de esos valores y se puede hacer de maneras diferentes, desde distintos puntos de vista o dimensiones. Una de esas dimensiones, en el estudio del funcionariado que es de lo que se trata, puede ser la productividad. Podrían ser los Cuerpos funcionariales, los grupos de titulación, la edad o la remuneración, pero en este artículo nos vamos a fijar en la productividad.

Si nos ponemos serios, por productividad se entiende, de un modo general, la producción por cada trabajador, o bien, la producción por cada hora trabajada, o cualquier otro tipo de indicador de la producción en función del factor trabajo. Es decir, en este artículo nos hemos impuesto la tarea – nada más y nada menos - de clasificar a los funcionarios según la cantidad de trabajo que llevan a cabo.

Esto no es fácil, por eso quizás sea tan difícil encontrar un estudio acerca de este tema, es más sencillo medir la productividad en una fábrica que en una oficina, es más fácil medir la productividad en un sector concreto que en la Administración en la que trabajan cientos de miles de personas con funciones muy distintas en muy diversos sectores. Es más en España, al menos en lo tocante a la Administración General del Estado, la productividad es sinónimo de productividad horaria, es decir, se trata de un complemento que se cobra por el horario extendido que el funcionario cumple no por la cantidad ni por la calidad del trabajo que desempeña. Situándonos en el extremo, el funcionario en cuestión podría calentar la silla durante toda la jornada sin hacer nada y le pagarían el complemento de productividad porque lo que se mide es el tiempo de permanencia en el trabajo. No es broma, conozco casos.

Así pues, ante tanta dificultad para medir, como he adelantado en párrafos anteriores, vamos a rebajar el nivel científico de este asunto y nos vamos a conformar con hablar de cantidad de trabajo abstrayéndonos de unidades y medidas.

Para hacerlo vamos a recurrir a una metodología que inventó el gran sociólogo alemán Max Weber (2): “Los tipos ideales”.  Para Weber, la identificación de tipos ideales era una de las tareas básicas de la sociología. Consiste en establecer unos valores genéricos, que actúen como modelos que permitan describir un fenómeno, a partir de los valores reales del mismo. Son una abstracción de la realidad, nunca se verá un tipo ideal caminando a nuestro lado, sin embargo, si se observarán las  características de ese tipo ideal.  Por todo ello, los tipos ideales no pueden agotar la realidad, esta es mucho más compleja, pero nos dan una idea de la misma. En definitiva, como dijo Lachman (3), los tipos ideales son en esencia una vara de medir.

Los tipos ideales que se van a usar son de mi cosecha. Les he puesto un nombre, desde el buen humor, lo más descriptivo posible. De esta manera intento hacer más fácil la identificación por parte de los lectores que conocen esos tipos de personas y, por supuesto, se intenta la comprensión de los lectores que se hallan lejos de la Administración, a los que no les es nada fácil comprender los mecanismos internos de la misma, porque muchas veces para entender lo que pasa en los organismos públicos hay que estar dentro de ellos, y a veces ni eso te garantiza la comprensión de lo que pasa. Lo que sí puedo afirmar es que a todas las personas que he conocido trabajando las puedo colocar en alguno de estos tipos que he ido identificando con el tiempo. Los tipos los voy a ordenar desde los menos trabajadores a los que más trabajan.

El primer tipo ideal es el “barredor de medias baldosas”. El término está tomado de “Astérix y el escudo averno”, en este álbum, “Magníficus” es el legionario más vago de todo el ejército romano. Con ese currículo, como es natural, se pasa su vida militar arrestado por sus superiores y cuando le castigan a barrer el patio de armas de la casa del Gobernador, barre primero media baldosa, descansa o dormita un buen rato apoyado en su escoba y, a continuación, barre la otra media para desesperación de su decurión que le amenaza con barrer todas las medias baldosas desde la Galia hasta Roma.

Puede parecer sólo un personaje de cómic pero hay personas que no hacen absolutamente nada. De hecho pensé en el símil de Magnificus cuando conocí un archivero de un Registro Civil que dejaba a menudo las carpetas a medio archivar encima de los archivadores o de su mesa de trabajo.

Estos funcionarios rebotan de una unidad administrativa a otra y en todas ellas siempre pasa lo mismo. Se les aísla y se espera la oportunidad de colocárselo a otra unidad. En esta operación de traslado se suelen ocultar sus malos hábitos con el fin de que los destinatarios no pongan reparos a la hora de aceptar los servicios del barredor.

El “barredor de medias baldosas” es consciente de sus limitaciones, no aspira a ascender, no pide subidas, espera tranquilamente la jubilación.

El “barredor de medias baldosas” existe pero es muy poco común, el grupo está compuesto por pocas y selectas personas. ¿Por qué se trata de un número pequeño de empleados?, básicamente porque para ser barredor de medias baldosas hay que valer. Se es de esta manera, se nace. Una persona medianamente normal necesita de alguna actividad cerebral, los barredores se pueden pasar horas sin hacer absolutamente nada.

El "barredor de medias baldosas" es un fenómeno que sólo puede darse en la Administración pública pues en la empresa privada, por definición, no puede consentirse su presencia, ya que sería antieconómico. La facilidad para el despido es mucho mayor en la empresa privada por lo que no cargan con este tipo de personas.

El segundo tipo ideal es el “de la carretilla boca abajo”. He denominado a este grupo de esta manera pues cada vez que me he encontrado con uno de ellos siempre me he acordado de un chiste que contaba mi padre. El chiste es como sigue: “en una obra todos los obreros están confundidos, ha entrado recientemente un obrero que lleva siempre la carretilla boca abajo. Cada vez que le echan ladrillos éstos se caen por los lados pero él, impertérrito, sigue llevando la carretilla del mismo modo. Hasta el punto de que ya ni se molestan en echarle ladrillos. Todos andan diciendo en voz alta y entre grandes risas que el nuevo está loco; pero él cada vez que los oye dice entre dientes para que no le oigan: ¿loco?, sí, pero a mí no me pesa la carretilla”.

Este tipo es más frecuente que el anterior y, al contrario que él, solicita traslados, empuja y da codazos ante una plaza libre que mejora su situación o ante un ascenso.

Si el “barredor de medias baldosas” no se da en la empresa privada pues es antieconómica su presencia, el de la carretilla si está presente, pues él no se niega por principio a trabajar. Su estrategia es más sutil, no hace bien su trabajo, dice que no sabe o que no ha recibido tal o cual curso de formación, pone muchos inconvenientes o se equivoca selectivamente cuando el trabajo no es de su agrado. De manera que su inmediato superior, que es el que normalmente tiene que bregar con él, acaba no encargándole trabajos, pues es más fácil realizarlos uno mismo que encargarlos a alguien tan ineficaz.

Esta estrategia laboral se acompaña de otra estrategia en las relaciones con los compañeros. Este tipo de personas se comporta de manera agresiva, antipática, a veces un poco errática. De esta manera se gana un espacio a su alrededor que pocos osan pisar. Este espacio neutral, esta tierra de nadie, contribuye a crear una imagen asocial que ayuda a su estrategia general en el sentido de que hace todavía más difícil que se le encarguen trabajos.

El siguiente tipo es el “cumplidor del expediente”. Se trata del tipo ideal más común. El cumplidor es el tipo adaptativo por excelencia, estudia el nivel medio de trabajo del grupo al que pertenece y se ajusta no saliéndose de ese margen. Esta continuamente estudiando este nivel medio de trabajo y decidiendo si él está ajustado al mismo, si decide que no lo está incrementará su productividad hasta conseguir adaptarse, en caso contrario reducirá su trabajo hasta alcanzar lo que él considera que es justo.

En caso de traslado de un grupo de trabajo a otro se convierte temporalmente en el siguiente tipo ideal – el eficiente – hasta que calibra la nueva cantidad media de trabajo y las costumbres laborales del nuevo grupo, reduce su actividad y vuelve al tipo ideal del que partió. 

Es un experto en agravios comparativos, está pendiente de cada movimiento que se realiza en su grupo de trabajo y cuando se considera tratado injustamente intenta por todos los medios que se vuelva al status quo de partida.

Los miembros de este grupo son los que marcan el nivel medio de trabajo de una unidad. Presionan sobre el resto de los funcionarios para que se adapten a ese nivel medio. Esta presión se realiza tanto sobre los que están por debajo de ese nivel de trabajo como los que están por encima, de esta manera, acaban por  establecer el nivel medio de trabajo aceptado grupalmente.

El cuarto tipo que te puedes encontrar si te relacionas con la Administración pública es el “eficiente”. Es el funcionario que resuelve problemas, el que  conoce la normativa al dedillo, aquel al que todos preguntan cuando surge una pregunta - normalmente porque la formula un ciudadano - que no estaba prevista en el guion.

Podría entenderse, en buena lógica, que el “eficiente” destacara y ascendiera en la estructura jerárquica, o al menos que tuviera el reconocimiento de los compañeros. Pero las organizaciones jerárquicas no funcionan de esa manera. No existe una correlación directa entre la eficiencia y el progreso en una carrera administrativa. Existen muchos condicionamientos, restricciones que impiden que esto sea así. Por ejemplo, se puede ser competente pero estar en la parte inferior del escalafón o carecer de la titulación universitaria exigida. 

En cuanto al reconocimiento de los méritos, todos sabemos cómo es el ser humano - no sólo los funcionarios - y cuánto nos cuesta reconocer las virtudes de los demás.

Por estas razones, el ser eficiente, es un estado que generalmente solo es temporal. Se suele producir cuando alguien es nuevo en el puesto, cuando eres un joven recién salido a la selva del mercado laboral, cuando existe una posibilidad de ascenso o cuando algún funcionario se halla en comisión de servicio y puede regresar fácilmente a su situación anterior.

El “eficiente” representa el tipo ideal de funcionario que deseamos que nos toque cuando tenemos contacto con la Administración. Sus características representan el ideal de funcionamiento de las instituciones. Por tanto representa el nivel medio de trabajo solicitado socialmente a la Administración del Estado.

El quinto, y último, tipo es el “héroe funcionarial”. El héroe es aquel funcionario que es eficiente durante toda su vida laboral a pesar de los problemas descritos en el apartado anterior. Es inasequible al desaliento, a la presión del ambiente y a la falta de recompensas. Nada de esto mina su espíritu y siempre resolverá problemas, cumplirá el horario, conocerá la normativa y contestará a las preguntas no previstas en el guion.

El héroe funcionarial es muy poco común, como le pasa al “barredor de las medias baldosas” que es su tipo opuesto, se trata de alguien que tiene que nacer con esas características.

Estos son los cinco tipos que he extraído de mi observación continua durante tantos años, es una clasificación subjetiva, por tanto otros podrían proponer otra distinta o quitar y poner tipos. Mi mujer, cuando leyó los borradores de este artículo, me dijo que echaba a faltar otras clases. Cuando le dije que concretara más me dio dos ejemplos: el trepa y el acomplejado. Pero lo cierto es que para mí, el trepa – una institución que no afecta solamente a los organismos públicos – y el acomplejado, pertenecen a otro tipo de clasificaciones, el primer tipo estaría dentro del campo de las motivaciones o de la ética y el segundo de la psicología, no me parecen tipos de una clasificación en función de la cantidad y calidad de trabajo que realizan. El trepa, que viene de trepar, sería aquel que busca el ascenso o la influencia sin importarle los medios que usa para conseguirlo. Los trepas que yo he conocido suelen ser eficientes porque algo tienen que aportar para postularse además de sus sucias técnicas a la hora de medrar. En cuanto a las personas con algún tipo de complejo patente pueden ser cualquier cosa, pero yo me los suelo encontrar entre los de la “carretilla boca abajo”, en el centro justo de ese espacio vacío que mantienen en su relaciones sociales.

Existe en la sociedad la idea de que el funcionariado no trabaja. Cuántos chistes, cuántos comentarios se pueden oír al respecto. Pero alguien ha de trabajar puesto que, de mejor o peor manera, la Administración está operativa. La idea general que hay en la sociedad de que el funcionario no trabaja viene de la existencia de tipos como el “barredor de medias baldosas” y el de la “carretilla boca abajo”, que muchas veces es patente y trasciende al medio social. La tolerancia a estas posturas viene de la dificultad de la Administración para despedir a ese tipo de personal. Pero si obviamos estas figuras, que al fin y al cabo son minoritarias, ¿qué diferencia se observa entre, por ejemplo, el personal de un Ministerio y el de una empresa privada dotada de una organización burocrática?. 

Los problemas que manifiesta la Administración tienen su origen, más que en su personal – siendo éste un aspecto de urgente estudio y mejora - en otras esferas, como son la falta de una organización funcional superpuesta a la jerárquica, una falta total de planificación, falta de objetivos identificados, la rutinización, la anomia y otras cuestiones organizacionales. Bastaría con que cada unidad estableciera unos objetivos para sus empleados y un tiempo para llevarlos a cabo para que inmediatamente mejoraran las cifras, al final probablemente sólo se trata de eso, de cierto abandono por parte de los que mandan. No quiero ser cínico pero, aunque no lo comparta totalmente, no me resisto a poner aquí la opinión del escritor francés Paul Masson (4) cuando escribió que los funcionarios son como los libros de una biblioteca: los situados en los lugares más altos son los más inútiles.

Y no puedo terminar este artículo sin mojarme, sin autocalificarme dentro de mi clasificación. Me parece justo que si me atrevo a opinar de los demás opine de mí mismo también. Mi situación, como la de todos los empleados públicos con una antigüedad significativa, ha pasado por todos los estados. He tenido épocas buenas y malas, en algunas ocasiones muy malas, cuando no contaba con la confianza de algún superior indigno de confianza. En general, puedo decir que he llevado bien este tipo de situaciones, pero no puedo decir que en esos momentos yo fuera eficiente, en parte porque no me dejaban serlo. Reconozco que ha habido períodos en los que me he limitado a cumplir el expediente en espera de tiempos mejores. En el resto del tiempo, la mayoría diría yo, creo que he sido bastante eficiente.

Juan Carlos Barajas Martínez

Sociólogo

Dedicatoria:

A Sara, mi heroína funcionarial, a la espera de que le lleguen tiempos mejores.

Notas:

1. René François Ghislain Magritte (21 de noviembre de 1898, en Lessines, Bélgica - 15 de agosto de 1967, en Bruselas, Bélgica) fue un pintor surrealista belga. Conocido por sus ingeniosas y provocativas imágenes, pretendía con su trabajo cambiar la percepción precondicionada de la realidad y forzar al observador a hacerse hipersensitivo a su entorno. Magritte dotó al Surrealismo de una carga conceptual basada en el juego de imágenes ambiguas y su significado denotado a través de palabras, poniendo en cuestión la relación entre un objeto pintado y uno real, en este sentido, me parece maravilloso el cuadro en el que pinta una pipa muy realista y pone un texto en el que dice “esto no es una pipa”, repite este tipo de pinturas con las manzanas, “esto no es una manzana”. Yo me siento extrañamente identificado con los cuadros en los que aparece un hombre formalmente vestido, incluso con sombrero bombín, al que nunca se le ve el rostro.
2. Maximilian Carl Emil Weber (Erfurt, 21 de abril de 1864-Múnich, 14 de junio de 1920) fue un filósofo, economista, jurista, historiador, politólogo y sociólogo alemán, considerado uno de los fundadores del estudio moderno de la sociología y la administración pública, con un marcado sentido antipositivista.
3. Richard Lanchman es profesor de la Universidad del Estado de Nueva York en Albany, especialista en historia de la sociología.
4. Paul Masson (1849-1896) fue un abogado, magistrado,  mistificador y escritor francés

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