Leyes para escribir un buen informe

Este artículo forma parte de un "aprendiz de libro", qué llamé provisionalmente "¡También hay vida en el planeta Burocracia", que espera en el cajón de mi escritorio a que tenga tiempo y pueda completarlo y corregirlo, a ver si me puedo jubilar pronto.

En él describo treinta y cinco leyes de funcionamiento de las organizaciones burocráticas basadas en mi experiencia y observación durante 30 años de trabajo en este tipo de organizaciones. Están escritas con humor, utilizando un lenguaje prestado de las ciencias físicas y matemáticas, poniendo -para cada ley - un enunciado y una justificación que no demostración porque, al fin y a la postre,  ni es física ni son matemáticas.

Ley general de la longitud de un informe o ley del bostezo

Enunciado:

A mayor longitud de un informe medida en número de páginas menor es la probabilidad de que alguien lo lea

Justificación:

Es evidente que cuanto más largo es un informe más difícil es de leer. Me ha tocado leer informes tediosos, largos, de los que inducen al bostezo y supongo que alguno también habré hecho yo, quién esté libre de culpa que tire la primera piedra.

Y aquí nos encontramos con un problema porque hay informes cuyo asunto u objeto no es fácil de resumir, pero hay otros que si se resumen pierden mucha información. Por lo tanto, como en tantas otras cosas, la búsqueda de la longitud adecuada para un informe es una cuestión de equilibrio entre diversos factores como es el asunto, el destinatario al que va dirigido y el nivel técnico requerido entre otros.

Ahora bien si que hay técnicas que permiten hacer más fácil la lectura de un informe, por ejemplo, técnicas relacionadas con el formato del documento. Como un tipo de letra suficientemente grande, un buen tamaño es de 11 o 12 puntos. Que la fuente de caracteres sea inteligible – ni “monotipe cursiva”, ni “élfico”, ni “Klingon” están recomendados a tal fin -, y es buena costumbre separar los párrafos con un renglón vacío.

También es recomendable seguir  buenas prácticas en la redacción, una escritura concisa, sin abuso de adjetivos, adverbios, yendo al meollo. Poner una única idea en un párrafo es una gran técnica de redacción. He leído informes imposibles de entender porque se intentaba explicar varias ideas en una frase en un encomiable intento de ir al grano pero con resultados claramente ininteligibles.

Hay, cómo no, que tener en cuenta el idioma en el que escribes. Para aquellos como yo mismo que hemos nacido, nadado y buceado en un único idioma, pues no representa un problema si escribimos en nuestra lengua materna, pero para los bilingües o los que han estudiado en un colegio bilingüe o directamente extranjeros  si puede representarlo , necesitan entrenamiento. Más que sabido es que en español, repetir en un mismo párrafo la misma palabra queda fatal, el diccionario de sinónimos del Word es una herramienta muy útil para estos menesteres.

Si eres, como yo, de los que vive en esa maravillosa prisión que es la lengua castellana y te toca hacer un informe en inglés, situación cada vez más común, no intentes escribirlo en español y traducirlo – a no ser que cuentes con un servicio de traducción – , inténtalo escribir directamente en ese pérfido idioma y ayúdate de herramientas como el traductor de Google que cada vez es mejor. El otro día por un momento pensé que tenía un traductor humano en línea y le puse trampas, le insulté y no se cabreó, se limitó a traducir los improperios, fue mi captcha particular.

Es aconsejable un buen uso gramatical y un lenguaje culto pero sin exceso. Es preferible decir "fuegos artificiales" a decir "demostración pirotécnica", aunque también es preferible decir, "no hay que pecar ni por exceso ni por defecto" a decir "te has pasado tres pueblos". Nunca hay que decir "curriculums" - por incorrecto -  ni "curricula" - por pasarse tres pueblos(1) que no eres un catedrático de lenguas muertas -, es mejor dejarse de latinajos e ir al castellano puro y decir "currículos". Creo que está claro lo que quiero decir, ¿no?.

La práctica que, según mi experiencia personal, mejor resultado da es crear un núcleo del informe de pocas páginas, directo, conciso y lo más claro posible y poner el resto de la información adicional, específica y de mayor peso técnico en apéndices separados.

Esto hace que - dependiendo del nivel técnico, de comprensión, de interés y de tiempo del lector - éste se dirija a lo que más le interesa. De esta manera el muy interesado y con conocimientos acabará leyendo hasta los apéndices y el menos interesado y con prisa leerá el núcleo del informe.

Ley de la longitud de un informe en función del destinatario del mismo

Enunciado

El número de páginas de un informe debe ser inversamente proporcional al nivel jerárquico del destinatario.

Justificación

Puede haber jefes buenos y malos, guapos y feos, competentes e incompetentes pero, en general tienen o aparentan tener muy poco tiempo, por lo tanto, un informe largo les produce un primer rechazo. El primer gesto que ves en tu jefe cuando le entregas un informe es cómo repasa con el pulgar las hojas en una comprobación rápida de la longitud del mismo y según veas su cara sabrás su primera impresión al respecto.

En segundo lugar, conforme vas subiendo en la escala jerárquica el perfil de las personas es menos específico y más generalista, un informe muy especializado provoca urticaria mental en el directivo. A tu jefe inmediato, que probablemente es colega tuyo de profesión, puedes – es más si es competente es muy posible que te lo exija – profundidad y alternativas, pero el directivo agradece concisión y claridad, para poder tomar decisiones sin ser expertos en la especialidad de que se trate. El informe perfecto para el directivo es aquel que de forma poco extensa, bien documentado, con argumentos sólidos, recomienda una solución con tanta precisión que hasta toma la decisión final por él.

Por cierto, nunca hagas un informe perfecto porque si vienen mal dadas ya tendrá a quien echar la culpa, haz un informe bueno – como decía un gran jefe que tuve “lo mejor es enemigo de lo bueno” – con varias alternativas de solución.

Ley general del destinatario de un documento

Enunciado:

A la hora de redactar cualquier tipo de documento se debe pensar en quién va a ser su destinatario

Justificación:

Bien, esta es una generalización de las leyes anteriores, en las que hemos visto cómo una propiedad de los informes, su longitud, está influida por el destinatario final del mismo, pero – en realidad – todas las características de un informe están determinadas por quién es el que va a leerlo.

Un escritor de cuentos infantiles mientra escribe no puede dejar de pensar, en ningún momento, a qué público se dirige, es más, debe ir más allá y pensar que muy probablemente habrá padres que lean el cuento a sus hijos, luego también debe pensar en ellos. Debe escribir sobre hadas, príncipes azules, princesas rosas y dragones buenos, pero también debe tener en cuenta los aspectos educativos del cuento siguiendo los parámetros socioculturales del momento. Es curioso ver que los cuentos del siglo XVIII y XIX tenían terribles castigos a los niños protagonistas cuando no hacían lo que debían – en un ambiente histórico de mayor severidad educativa –. Los cuentos de hoy son más alegres y permisivos con las costumbres – en un ambiente social mucho más tolerante-.

Esto que es válido para los cuentos infantiles, la novela y la literatura en general, no es menos válido para los informes profesionales en organizaciones burocráticas. Se tiene que pensar en el destinatario final y en todos los posibles lectores que puede tener el informe, nunca se sabe en qué manos puede caer. Por lo tanto tiene que ser moderado no tanto en las críticas que se hagan como en el tono de dichas críticas y debe estar empapado en la cultura propia de la organización en la que se trabaja. Y tiene que estar fundamentado, basado en cifras y datos, con una argumentación clara y unas conclusiones meditadas.

Una vez, en el siglo pasado, mi organización me envió a un grupo de trabajo en Bruselas. El grupo, llevaba ya seis meses trabajando. Me entregaron toda la documentación que habían redactado en sus reuniones anteriores, algo así como un archivador de los grandes, y me dijeron: “el viernes tienes reunión”, esto era un lunes. Así que dejé todo lo que tenía entre manos, como mi despacho entonces era multitudinario, me encerré en una sala que casi nadie frecuentaba, al lado de una fotocopiadora estropeada y cajas de folios apiladas, y me puse a estudiar toda la documentación.

El día de la reunión, tomé notas, intenté enterarme de lo que pude. Por supuesto, no abrí la boca ni para decir hola, lo único que dije a modo de saludo cuando el presidente de turno – un británico – nos dio la mano al comenzar la reunión fue un “mítiu” en contestación a su educado “nice to meet you”.

Al lunes siguiente, en la misma sala de la fotocopiadora estropeada, hice un informe. Y acerté, como podréis suponer no os voy a contar un fracaso, acerté porque el informe fue claro, casi básico, y corto, sólo página y media. Tan sólo decía para qué servía el grupo de trabajo, resumía qué es lo que se había hecho hasta ese momento y argumentaba por qué era una solemne tontería que nuestra organización asistiera a ese grupo de trabajo.

Hice el informe pensando en el director de informática de mi organización, pero éste lo subió y acabó en el despacho  de un director general y éste a su vez, en una reunión en la que yo estaba básicamente porque alguien tenía que hacer el acta, dijo: “es el mejor informe que hemos recibido de Informática”. Acerté porque seguí al pie de la letra las tres leyes que hoy, de manera gratuita, pongo a vuestra disposición.

Nunca se ha de empezar a hacer un informe escribiendo directamente sobre la hoja, por muy fácil que sea el objeto del mismo. Conviene pensarlo antes. Yo me ayudo de esquemas como los mapas mentales para no dejarme ninguno de los asuntos que quiero tratar y me hago algún tipo de gráfico sobre los caminos que puede seguir el informe dentro de la organización para ver quienes pueden ser los lectores. No tardas ni quince minutos en hacerlo y puede ahorrarte problemas en el futuro, incluso recibir alguna felicitación que no te esperabas cuando estas tomando notas, procurando no dejarte nada de lo dicho, porque te va a tocar redactar el acta.

Juan Carlos Barajas Martínez

Ejemplo de mapa mental tomado de la Wikipedia

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(1) es una broma, en un informe nada de tres pueblos.

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