Sobre jefes y mandados

cualquier parecido con la realidad es pura coincidencia

Este artículo forma parte de un "aprendiz de libro", qué llamé provisionalmente "¡También hay vida en el planeta Burocracia", que espera en el cajón de mi escritorio a que tenga tiempo y pueda completarlo y corregirlo, a ver si me puedo jubilar pronto.

En él describo treinta y cinco leyes de funcionamiento de las organizaciones burocráticas basadas en mi experiencia y observación durante 30 años de trabajo en este tipo de organizaciones. Están escritas con humor, utilizando un lenguaje prestado de las ciencias físicas y matemáticas, poniendo -para cada ley - un enunciado y una justificación que no demostración porque, al fin y a la postre,  ni es física ni son matemáticas.

Créame el lector que yo no tengo ningún prejuicio contra esa categoría universal e inevitable de los jefes lo que pasa es que la jefatura es una institución omnipresente en las organizaciones burocráticas, todo empleado tiene un jefe por encima excepto el mandamás, si es que – hablando de omnipresencias – no consideramos a Dios. Por tanto, si se tiene que describir el funcionamiento de este tipo de organizaciones, es inevitable tener que hablar de los jefes, de los subordinados y las relaciones entre ambas categorías. Las leyes que siguen a continuación describen una parte de las siempre complejas relaciones personales entre uno que manda y otro que obedece o que aparenta obedecer, normalmente a cambio de un inmerecido salario.

Ley de la redacción-corrección

Enunciado:

Redactar un documento es mucho más difícil que corregirlo una vez está escrito

Corolario 1: Los jefes tienden a realizar correcciones innecesarias

Corolario 2: los redactores, si son subordinados, pueden meter cargas de profundidad en la redacción.

Justificación:

Todos hemos padecido el vértigo que se sufre al ver una hoja de papel en blanco que debemos de rellenar con ideas, a veces, sobre situaciones muy complicadas y que, por tanto, son muy difíciles de transcribir; o sobre situaciones muy simples y que, paradójicamente de tan simples que son, es muy difícil su  transcripción a la lengua escrita, lo evidente es siempre complicado de explicar pues no requiere de explicación.

En cualquier caso, redactar bien, de forma comprensible y lo más breve posible no es fácil y requiere de un aprendizaje dilatado en el tiempo.

En este contexto debemos convenir en que es mucho más difícil  rellenar  la hoja de papel, aunque sea con una mala redacción, que convertirse en crítico literario y corregir lo escrito por otro.

En las organizaciones burocráticas gran parte de los escritos los realiza el subordinado y los corrige y firma el superior jerárquico. De esta manera podemos afirmar que, al menos en estos casos, la labor del subordinado es mucho más difícil que la del jefe.

Esta relación dialéctica entre el jefe y el empleado tiene bastantes asperezas, incomprensiones y a veces conflictos. Lo sé bien porque yo me he hallado en ambos lados de la mesa, en la posición del jefe, corrigiendo y firmando y, mucho más tiempo y muchas más veces, en la posición del subordinado que lleva los documentos redactados para que el superior jerárquico los firme.

Si me pongo en el lugar del subordinado, tantas veces me han corregido mis escritos que a estas alturas no me ofende lo más mínimo, pero no todo el mundo lo lleva igual, hay personas que se soliviantan y más cuando las correcciones son ociosas o triviales.

Muchos jefes corrigen por el mero hecho de corregir o para demostrar – o demostrarse a si mismos - que son los jefes. Son estas las correcciones innecesarias, hijas de la falta de seguridad de algunas personas, pues no siempre la brillantez va acompañando al nivel jerárquico.

Hay personas que, en el paroxismo del ejercicio de la corrección, rehacen múltiples veces el mismo escrito. Tuve una vez un jefe de estos, hacía siete u ocho versiones antes de sacar definitivamente un documento. Una vez, a la sexta o séptima vez, le dí el mismo documento que le había entregado la primera vez – varias semanas antes – y lo firmó sin rechistar.

Pero si me pongo del lado del jefe firmante, posición en la que según he dicho  también he estado, tengo que reconocer que el hecho de llevar la firma con tu nombre te da la responsabilidad principal de los efectos jurídicos que pueda surtir el documento. Y esto te obliga a no firmar cualquier cosa. Este es el peligro que conlleva la firma, peligro que se acrecienta si tienes que firmar veinte documentos muy parecidos, te llaman por teléfono y estás pendiente de otros cinco asuntos; en estas situaciones puedes llegar a firmar cualquier cosa.

Tuve una vez un subordinado que era lo más parecido que he conocido al empleado perfectamente burocrático (1), aderezado con algunas dosis de sociopatía. Le teníamos apartado en un rincón pues nadie quería compartir despacho con él, no por su afición a seguir el procedimiento administrativo sino por su parte sociópata. Hay que reconocer que lo que consideraba “su trabajo” lo hacía sin problemas, pero si salía un milímetro de lo que marcaba la definición de su puesto de trabajo no podías conseguir que lo hiciera ni con un pelotón de fusilamiento esperando. Era clasista con las personas de categoría inferior y agresivo con las de mayor nivel. Solía decirme, “eso lo tienes que saber tú que eres el jefe, no estoy para dar cursos”, cuando le preguntaba alguna cuestión de su competencia que por inexperiencia yo no sabía. Recuerdo haber organizado, por las tardes cuando no estaba, algún que otro robo de documentación oficial de la que se consideraba dueño y señor y no me quería prestar de buena gana.

Esta persona me metió algunas cargas de profundidad dentro de los documentos que yo debía firmar – broncas a jefes de departamento por ejemplo, movido básicamente por su intolerancia a los fallos ajenos -, si las hubiera dejado pasar y las hubiera firmado hubiera tenido posteriormente grandes problemas. Gracias a Dios esta persona no era muy sutil. Pero las cargas de profundidad pueden ser muy sutiles y el firmante no darse cuenta de dónde están, pueden tener efectos retardados, explotar a mucha profundidad y hacer mucho daño en la imagen del jefe. He conocido especialistas en la materia.

En general, la situación ideal es que la corrección de los documentos debe ser moderada, el jefe debe mantener su cuota de responsabilidad sin humillar y corregir tan sólo aquello que debe ser corregido, más allá de efectos estilísticos desproporcionados y de correcciones destinadas tan sólo a mantener la autoestima. El subordinado, por su parte, debe ser leal en su redacción y no caer en el desánimo si el jefe corrige porque al fin y al cabo es el que firma.  Si se hace esto, la relación entre ambos irá como la seda, habrá química como se suele decir, en caso contrario.... aunque el jefe tiene las de ganar, nadie sale indemne.

Hay que ser relativos y dilatar el tiempo si se quiere ser un buen burócrata

Ley del tiempo de entrega de los trabajos

Enunciado:

El empleado perfectamente burocrático no entrega un trabajo cuando lo ha terminado sino que aplica una función de retardo para retrasar la entrega de acorde con las circunstancias de su entorno.

Corolario 1: la función de retardo tiene como variables independientes las características del trabajo, el tiempo medio de entrega en su departamento, la urgencia con que se pide, las características del jefe que lo encarga y el prestigio profesional que desea mantener.

Corolario 2: El premio por entregar un trabajo en tiempo y forma es obtener el encargo de otro trabajo

Una vez, hace ya algunos años, me encargaron un estudio comparado de las legislaciones electorales de las repúblicas latinoamericanas. Recurrí a la herramienta definitiva: Internet. Y tuve mucha potra porque después de unos minutos de búsqueda encontré en una base de datos de la Universidad de Princeton un auténtico filón, además en castellano. La misma tarde en que me encomendaron el informe, lo tenía hecho, cerca de cien páginas que había fusilado de un estudio que un profesor de derecho internacional de Princeton había puesto a disposición de la comunidad científica. Por supuesto siempre con respeto a la autoría del mismo, que siempre he sido muy respetuoso con los méritos de los demás.

Si a la mañana siguiente le hubiera entregado el informe al jefazo que me lo encargó lo primero que habría ocurrido es que le hubiera dado un síncope ante la sorpresa de tener el trabajo tan pronto y, por supuesto, dada la edad de aquel señor no hubiera sido cristiano someterlo a tal tensión.

Por otra parte, el resto de los compañeros de mi división me habría odiado cortésmente por batir todos los récords establecidos en  la entrega de informes. Y es que, cuando alguien demuestra mayor eficiencia que la media, sufre inmediatamente la presión de sus colegas para que reduzca su nivel de desempeño a un valor aceptable para la mayoría. Y pueden ser muy convincentes, por lo que no te queda otra que ajustarte al tiempo medio de entrega de trabajos de tu departamento.

Además, aquel jefazo no era mi jefe directo, no me podía pedir hacerlo con urgencia porque ya tenía yo otras cosas en mi bandeja de entrada rellena a 1/3 de su capacidad (2), luego lo que me había pedido es que lo hiciera sacando tiempo de mis ratos libres. Una osadía por su parte presuponer que yo tenía ratos libres claro está.

Siempre me ha preocupado tener una buena imagen como empleado pero nunca me ha obsesionado. Además, conforme pasan los años, está sensación te va abandonando, no tienes nada que demostrar.

Por tanto retuve el informe unos días, apliqué mi función de retardo en base a las variables de la urgencia, las características del jefe y el tiempo medio de entrega de los trabajos en mi unidad.

El jefe se puso muy contento, por lo bien hecho que estaba el informe y por lo pronto que lo había entregado. En virtud de la ley de la redacción-corrección aquel señor corrigió algunas cosas sin darse cuenta de que enmendaba a un profesor de Princeton.

Por último me gustaría indicar que cuando entregas un trabajo a tiempo o, peor aún, antes de tiempo, no obtienes más recompensa que otro trabajo. Nunca un ascenso o una gratificación, ni siquiera – salvo excepciones – una palmadita en el hombro. La razón es que las organizaciones burocráticas suelen ser mastodónticas y las decisiones relativas al personal están separadas de la cadena normal de mando.

Juan Carlos Barajas Martínez

(1)   Por empleado perfectamente burocrático entendemos aquel empleado cuyo fin no es trabajar con eficacia y, ni mucho menos, con eficiencia sino que busca - en cada una de sus acciones - la vía más burocrática posible. La definición completa de empleado perfectamente burocrático está en el artículo de este mismo blog : “El empleado perfectamente burocrático, los documentos malditos y los malditos documentos”

(2)   Es una referencia a la Ley de las bandejas de entrada y de salida que dice: “El empleado perfectamente burocrático, con el fin de dar imagen de trabajador, debe mantener la bandeja de entrada a un 1/3 de su capacidad y la bandeja de salida rebosante de documentos.”

Dedicatoria

Dedico este artículo – siempre que  haya tenido la inmensa paciencia de leerlo – a Juan. Es mi jefe, pero me gusta considerarlo como uno de mis amigos. Y se lo dedico porque ésta ha sido una semana muy dura, en la que ha luchado como un jabato por neutralizar los efectos de un desastre provocado por agentes externos.

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