Breve tratado sobre cómo escribir decentemente en la Administración Pública

II Técnicas de Concepción

Juan Carlos Barajas Martínez

Instituto Complutense de Ciencia de la Administración

Mapa mental de este artículo

Índice:

No se puede empezar a escribir sin más

¿A quién va dirigido?

¿Qué tipo de documento debo escoger?

¿Qué es lo que quiero decir?

¿Qué longitud debe tener?

Veracidad y rigor del escrito

No se puede empezar a escribir sin más

En el artículo anterior de este breve tratado, “Técnicas de Redacción”, se da un repaso a una serie de trucos y consejos sobre cómo escribir documentos en la Administración Pública de una manera eficaz y a gusto de la mayoría.

Las técnicas de redacción son herramientas que se deben utilizar a la hora de escribir. El objetivo de estas técnicas es conseguir claridad y concisión en el texto. Son fundamentalmente herramientas de estilo. Su uso nos ayuda a contestar a la pregunta: ¿cómo quiero decir lo que quiero decir?.

En esta nueva entrada nos vamos a dedicar a desentrañar un método para escribir con facilidad en el mismo entorno burocrático, lo que hemos llamado “Técnicas de Concepción”, es decir, herramientas que nos ayudan a pensar qué es lo que quiero decir y a quién quiero decírselo. 

Si con las técnicas de redacción, puedo llegar a ser eficaz en la comunicación escrita, con las de concepción, puedo llegar a ser eficiente.

Ante la pantalla – o el folio - en blanco, lo que jamás se debe de hacer es empezar a escribir sin más. Es un error muy común pero no por ello deja de ser un inmenso error. Lo contrario es un ejercicio de escritura automática - lo que está muy bien, yo lo hago a menudo - pero como ejercicio, no para escribir un documento que puede acabar en la mesa de tu jefe, un director general o un secretario de estado.

Hay que planificar el escrito que empiezas durante un tiempo variable, desde unos pocos minutos a todo el tiempo que sea necesario, dependiendo – sobre todo - del tipo y de la importancia del documento.

No debo escribir ni un renglón si no tengo claro tres cuestiones esenciales: ¿a quién va dirigido?, ¿qué tipo de documento debo usar?, y, ¿qué es lo que quiero decir?. Contestar a estas preguntas parece una tontería, sin embargo, es la clave para hacer escritos buenos, y no es tan sencillo como parece.

Y, por supuesto, no se puede contestar estas preguntas si me pongo a escribir directamente sin pensar antes.

¿A quién va dirigido?

Siempre hay que tener en cuenta al destinatario del escrito porque es el objeto principal del documento y, esta propiedad, hace que tenga influencia en el estilo, la longitud, el tipo de documento y en lo que puedes decir o tienes que callarte.

En el puesto de funcionario tienes múltiples tipos de destinatario en tus comunicaciones, incluso, en un mismo documento es muy común tener en la dirección muchos destinatarios diferentes. Es más, una vez se ha producido un escrito, no sabes en las manos de quién acabará. Son los destinatarios ocultos.

Muchas veces un informe que había dirigido a mi jefe acabó en la mesa del director general, simplemente porque mi superior se lo había enviado sin decirme nada; en otras ocasiones, la carta que había enviado a un ciudadano acabó en un despacho de abogados.

Luego, cuando nos preguntamos sobre los destinatarios, debemos pensar en los evidentes, al jefe porque te lo ha pedido o al ciudadano porque así te lo ha requerido, y debemos pensar también en los ocultos, el director general o el abogado. No requiere de mucho tiempo, simplemente, pensar un momento en los posibles recorridos del documento y adaptar el texto a estos posibles lectores.

Como decíamos, un documento oficial puede tener un pequeño universo de destinatarios. En primer lugar, yo distinguiría entre los ciudadanos y los destinatarios de la administración pública. El estilo cambia totalmente, eso ya lo vimos en el artículo anterior, pero también cambia la concepción del documento.

En la comunicación con el administrado has de tener siempre presente que eres el representante de la administración, por tanto, debes sujetarte al derecho administrativo, hacer lo que se solicita siempre que sea tu competencia, dirigirle al competente cuando no lo seas y decir que no con la máxima educación posible cuando no es posible decirle que sí, ¡ah!, y aguantar la reacción de algunas personas cuando se les dice que no.

En las comunicaciones con otras unidades administrativas sigue rigiendo el derecho administrativo, cómo no, pero dependiendo de la “distancia” entre tu organismo y el organismo destinatario puedes expresarte con más o menos libertad o recurrir a unos lugares comunes o a otros. Estamos hablando, tanto de distancia jerárquica, es decir, de abajo a arriba, como de distancia horizontal entre distintos ministerios u organismos.

El nivel de confianza, de informalidad y de información disminuye cuando aumenta la distancia, tanto vertical como horizontalmente, esto influye en lo que puedes comunicar. Sabiendo la política de tu unidad, la de tu órgano administrativo, el ámbito competencial – que siempre tienes que tener en cuenta- puedes decir algunas cosas u otras.

Esta distancia estaría definida por un continuo cuyo punto más próximo es el jefe de tu unidad, pasando por el jefe del órgano superior, otro órgano del mismo ministerio, alguien de otro ministerio y, por último, alguien de otra administración, es decir, comunidades autónomas y ayuntamientos.

A pensar en todo esto hay también que dedicarle un rato antes de empezar a escribir una sola línea.

¿Qué tipo de documento debo escoger?

Grafo que indica los tipos de documentos que se usan en el MAEC

Cada organización tiene sus propios tipos de documentos, en unos sitios se habla de memorándum, en otros de nota informativa o de circular; podemos encontrarnos en este aspecto un sinfín de variedades. El gráfico que ilustra este apartado es el conjunto de documentos que se utiliza en el Ministerio de Asuntos Exteriores (MAEC) regulado por Orden Circular número 3.275 de mayo de 2006. Cada uno de los tipos de escritos del grafo tiene un formato y destinatarios diferentes y, por supuesto, una utilidad concreta.

A mí siempre me ha llamado la atención la nota verbal, que es la que se intercambia una legación diplomática de un estado extranjero en España con el MAEC. Y me ha llamado la atención por la inconsistencia lógica de su nombre, porque, si se trata de una nota no puede ser verbal y, si es verbal, no puede ser una nota, sin embargo ahí están, me ha tocado redactar más de una.

De todas formas, lo que quería ilustrar con este ejemplo, era la diversidad de tipos de documentos que podemos encontrar en un sitio tan burocrático como un ministerio. Lo que implica, por un lado, que se tienen que conocer las características de todos los documentos y, por otro lado, se debe emplear un tiempo – aunque sea corto – para decidir qué tipo de documento debo emplear de acuerdo con las normas internas de la organización. La mayoría de las veces la decisión es fácil, la propia situación lo indica, en otras ocasiones – las menos – surgen dudas: “¿envío al “subse” (1) una nota informativa o un informe?”.

En general todos estos tipos de escritos se pueden resumir en tres: comunicaciones, circulares e informes. Las comunicaciones pueden tener uno o varios destinatarios pero no suelen ser muchos; tienen una longitud corta y suelen tener una intención u objetivo claro y puntual.

Las circulares tienen muchos destinatarios, en muchos casos se dirigen a todas las unidades de la organización. Los remitentes suelen ser autoridades o altos cargos que quieren informar sobre cuestiones importantes y de interés general, o bien, establecer una normativa interna; suelen ser de longitud mayor que las comunicaciones, normalmente, porque ya que se envía a tanta gente se incluyen varios asuntos.

El informe es un escrito destinado a facilitar información “in extenso” sobre un determinado tema. Suelen dirigirse a una autoridad superior como explicación detallada de algún asunto, o como análisis de las opciones que se pueden seguir ante una determinada decisión, o bien, para proponer la mejor solución para un determinado problema.

¿Qué es lo que quiero decir?

En este aspecto es más importante, si cabe, la reflexión previa a la escritura. Necesitamos de una técnica que nos permita diseñar el contenido del escrito y, al mismo tiempo, nos ayude a no dejar ninguna idea en el tintero.

Hay que hacer algún tipo de esquema. La tentación de empezar a escribir es muy grande pero, gastar unos minutos en hacer un planteamiento mediante algún diagrama, nos hará aumentar nuestra productividad y la calidad de nuestros escritos.

Yo soy firme partidario de los mapas mentales (2), los uso para todo. Un mapa mental es un diagrama que se usa para representar palabras, ideas, tareas, lecturas, dibujos, u otros conceptos ligados y dispuestos radialmente alrededor de una palabra clave o de una idea central. El mapa mental es un método muy eficaz para extraer conclusiones, memorizar información, analizar cualquier cosa o tomar decisiones.

He puesto al principio el que he diseñado para este artículo. Tengo que decir que yo los hago un poco especiales, un poco a mi manera. Uso una idea principal que sitúo en el centro, pero si las ramas son muy complicadas creo otra idea principal y hago una especie de submapa. Otra cosa que diferencia mis mapas de los mapas ortodoxos es que yo no hago dibujos ilustrativos, sólo pongo textos.

Por cierto, los mapas mentales se leen como los relojes analógicos, me sitúo arriba y luego leo en el sentido de las agujas del reloj, girando a la derecha.

En el mapa apunto todo lo que quiero decir, hago un primer nivel con los temas más importantes que quiero tratar y luego los voy refinando, añadiendo o quitando ideas.

El tiempo que dedico a la planificación del escrito es muy variable. Desde un par de minutos para un correo electrónico ordinario, pasado por unos minutos para las comunicaciones hasta quizás una hora cuando se trata de un informe complejo o un artículo como éste, a veces, en este tipo de escritos complejos, es común que lo deje y lo retome, añadiendo algunas ideas o abandonando otras. Lo que sí puedo afirmar es que no empiezo a escribir hasta que no considero que el mapa mental está acabado.

Una vez te acostumbras a esta técnica de los mapas mentales, no puedes dejarla. Hoy en día me siento incapaz de escribir sin usarla.

¿Qué longitud debe tener?

La respuesta a esta pregunta para mí es: la mínima posible que te dejen las condiciones que te rodean.

Leer aburre a un buen número de personas, otras muy ocupadas, tienen que leer mucho y tienen una tendencia inconsciente a abreviar. Así que no te extiendas sin fin, pero extiéndete lo suficiente como para decir todo lo que tienes que decir. Yo, según voy escribiendo, voy tachando las ramas del mapa mental que he completado, y termino, cuando he tachado todas las ramas.

Pero no todo depende del autor del escrito, la longitud depende básicamente del tipo de documento y de a quién va dirigido.

Si nos fijamos en la clase del escrito, una comunicación suele ser más corta que una circular, y ésta, más corta que un informe. Has de respetar esta norma, no puedes apabullar con datos en una comunicación, no puedes dejar de hacerlo en un informe.

En cuanto al destinatario del documento y su influencia en la longitud del mismo, debemos tener en cuenta este principio básico: cuanto mayor es la jerarquía del destinatario menor debe ser la longitud del documento. Esto, sobre todo, es de aplicación en la redacción de informes.

Conforme vas subiendo en la escala jerárquica el perfil de las personas es menos específico y más generalista, un informe muy especializado provoca urticaria mental en el directivo. A tu jefe inmediato, que probablemente es colega tuyo de profesión, puedes – es más si es competente es muy posible que te lo exija – profundidad y alternativas, pero el directivo agradece concisión y claridad, para poder tomar decisiones sin ser expertos en la especialidad de que se trate.

El informe perfecto para el directivo es aquel que, de forma poco extensa, bien documentado, con argumentos sólidos, recomienda una solución con tanta precisión que hasta toma la decisión final por él. Por cierto, nunca hagas un informe perfecto porque si vienen mal dadas ya tendrá a quien echar la culpa, haz un informe bueno – como decía un gran jefe que tuve “lo mejor es enemigo de lo bueno” – con varias alternativas de solución.

Es buena práctica en esto de los informes poner los datos más específicos, lo más complejo pero necesario, en apéndices. De esta manera reduces el tamaño del informe y nadie te podrá acusar de que no has proporcionado información suficiente.

Veracidad y rigor del escrito

Como funcionario creo que siempre debes de decir la verdad. Lo que escribas debe ser veraz y, en la medida de tus posibilidades, riguroso. Otra cosa es que estés en condiciones de decir todo lo que sabes, desgraciadamente hay muchas situaciones en las que debes guardarte parte de la información.

La más evidente de estas situaciones se produce cuando tratas con información confidencial, en estos casos no hay dudas, sólo puedes decir aquello que te dejan. En otras ocasiones menos claras tienes un debate ético entre manos, incluso alguna vez – gracias a Dios no muchas - me he pasado una noche sin dormir dándole vueltas a un problema moral, entre incumplir la ley o perjudicar a un tercero no informándole de lo que sabía.

La mayor parte de las veces en las que me he encontrado en esta tesitura ha sido cuando ha habido un conflicto entre la política de unidad de la que formaba parte y la autoridad que pedía la información. Simplificando el tema, yo lo suelo como definir como el dilema entre decir la verdad técnica o mantener la opinión de tus jefes. Yo siempre recomiendo lo mismo, ser flexible hasta que tu reputación profesional pueda quedar en entredicho; no es cuestión de enfrentarte a los jefes, pero el límite es siempre lo único que realmente te pertenece: tu reputación. Ni siquiera llego al asunto de la responsabilidad civil, la ley no hay que saltársela nunca, caiga quién caiga. Y, por supuesto, que aquello que afirmes – poco o mucho – sea siempre veraz.

En cuanto al rigor, los datos que aportes siempre han de ser veraces. Si se tienen meras impresiones, hay que explicarlo. Cuando tienes que referirte a opiniones de terceros, usa siempre calificativos difusos como “al parecer” o “según se afirma”, no te identifiques con opiniones no contrastadas. Cuando una variable puede alcanzar varios valores, pero no los conoces todos, cítalos por extensión pero pon la coletilla: “entre otros”. Sólo hay citar exactamente lo que exactamente sabes.

Por último, queda feo decir barbaridades técnicas y, sobre todo en el ámbito administrativo, barbaridades jurídicas. Conviene asesorarse antes de dejar escrita alguna perla. Yo, aparte de los diccionarios de la Real Academia, siempre tengo a mano una serie de direcciones web esenciales y bases de datos jurídicas (no las recomiendo porque no son productos gratuitos). Y sigues teniendo dudas, pues los textos jurídicos son arcanos, siempre tengo algún amigo experto a quien acudir. Porque, la experiencia me ha enseñado que es tan importante saber como saber quién lo sabe.

Juan Carlos Barajas Martínez

Sociólogo

Miembro del ICCA

Notas:

1.          “Subse” es como se conoce coloquialmente al subsecretario. En la AGE un subsecretario es un alto cargo que depende directamente del ministro y, aunque de rango inferior al de secretario de estado, actúa de hecho como una especie de viceministro pues dependen de él o ella todos los servicios centrales del ministerio. El prefijo “sub”, que tiende a confundir al personal, viene de los tiempos en que dependían de los secretarios de despacho, nombre que recibían los ministros de la época (principios del siglo XIX).
2.      Un mapa mental es un diagrama usado para representar palabras, ideas, tareas, lecturas, dibujos, u otros conceptos ligados y dispuestos radicalmente alrededor de una palabra clave o de una idea central. Los mapas mentales son un método muy eficaz, para extraer y memorizar información. Son una forma lógica y creativa de tomar notas, organizar, asociar y expresar ideas, que consiste, literalmente, en cartografiar sus reflexiones sobre un tema, es representado por medio de dibujos o imágenes.

Bibliografía:

Bibliografía

Técnicas de Comunicación Escrita
Ask Consultores- Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación
Madrid 2004

Cómo crear mapas mentales
Tony Buzan
Ediciones Urano
Barcelona 2007